Directeur adjoint

DIRIGEANT·E D'AGENCE ADJOINT·E

Nous somme à la recherche de la perle rare pour une agence immobilière bien reconnue en Chaudière-Appalaches! Sous la supervision du dirigeant d’agence, l’adjoint·e au DA est appelé·e à répondre aux questions des adjointes immobilières aux inscriptions et aux transactions, à supporter le DA au niveau de la conformité et de la communication des règles de courtage immobilier. Il·le peut aussi être appelé·e à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Principales responsabilités:

TRANSACTIONS :
• Traiter les transactions en cours et vérifier les ventes modifiées du bureau;
• Vérifier, rédiger et traiter les courriels;
• Vérifier les rapports de ventes non-produits, les informations sur le rapport de transaction;
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
• S’assurer du respect des conditions de vente et des délais de la transaction;
• Effectuer le suivi des ventes conditionnelles et/ou incomplètes;
• Gestion du programme Tranquilli-T :
• Faire la conclusion des ventes : révision finale du dossier, calculs de rétributions aux courtiers et vérification des documents obligatoires;
• Effectuer la saisie dans Centris des informations des ventes;
• Effectuer le traitement complet des transactions des autres succursales lorsque requis;
• Assurer le suivi de facturation manuelle;
• Superviser le traitement des ventes des adjointes aux vente de tous les bureaux;
• Former les adjointes aux ventes de tous les bureaux.

SUPPORT AU DIRIGEANT D'AGENCE :
• Traiter les dépôts au compte en fidéicommis, produire des reçus et effectuer la préparation des transferts auprès des notaires;
• Réaliser le suivi des rétributions en souffrance auprès de certains clients;
• Effectuer le traitement et le suivi des dossiers complexes, des situations problématiques ou des cas spéciaux;
• Effectuer la validation des ventes, en s'assurant de la conformité des informations contenues dans les formulaires et le rapport de ventes, et envoyer les remarques requises aux courtiers;
• Intégrer et mettre à jour les procédures de l'équipe des ventes dans l'application en s’assurant que les informations y sont claires et bien décrites;
• Répondre aux questions des courtiers concernant les ventes en cours de traitement;
• Répondre aux questions de l’équipe des ventes et faire les suivis nécessaires auprès des courtiers au sujet des formulaires, de la réglementation et diverses questions relatives au courtage immobilier;
• Transmettre, au besoin, les problèmes récurrents, les lacunes et les questions de l’équipe des ventes au DA;
• S’assurer de la conformité et de la validité des informations contenues dans les formulaires de l’OACIQ et effectuer le suivi auprès des courtiers ou du DA, lorsque requis;
• Préparer les avis de transfert au vendeur et les remettre aux courtiers lors de l’embauche d’un courtier d’expérience;
• Assister le DA dans la mise à jour annuelle et la communication des divers programmes de conformité que l’agence doit maintenir;
• Assister le DA dans la préparation des dossiers lors de litiges et poursuite aux petites créances (formulaire des petites créances et annexes à numéroter).

Conditions de travail:

Poste permanent à temps plein;
Horaire du lundi au vendredi, 8h30 à 17h, 37.5 heures / semaine;
Possibilité de travail hybride;
Ambiance chaleureuse, environnement moderne.

DEP ou DEC en secrétariat ou bureautique ou expérience équivalente;
Doit détenir un permis de courtier immobilier;
Connaissances, habiletés et expériences préalables requises;
Excellente maîtrise du français oral et écrit;
Maîtrise de logiciels de bureautique courants tel que la suite Office;
Intérêt pour les chiffres;
Esprit analytique;
Bonne capacité d’apprentissage;
Autonomie / Organisation / Rigueur;
Gestion du temps et des priorités;
Résistance au stress.