Adjoint de bureau

Sous la supervision du dirigeant d’agence, l’adjoint·e immobilier aux ventes est principalement responsable du traitement et du suivi des transactions de ventes de la succursale du siège social. Peut être aussi appelé·e, au besoin, à remplacer et supporter les adjoints immobiliers aux ventes des autres bureaux. Peut aussi être appelé·e à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Principales responsabilités:

TRANSACTIONS :
• Traiter les transactions en cours et vérifier les ventes modifiées du bureau;
• Vérifier et traiter les courriels en lien avec les ventes;
• Valider les informations inscrites sur le rapport de transaction fourni par le courtier;
• Vérifier les rapports de ventes non-produits selon les documents reçus et transmettre un avis aux courtiers lorsqu’il n’a pas produit son rapport de transaction;
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
• Insérer les documents liés aux ventes dans la GED;
• S’assurer du respect des conditions de vente et des délais de la transaction;
• Effectuer le suivi des ventes conditionnelles et/ou incomplètes;
• Gestion du programme Tranquilli-T;
• Faire la conclusion des ventes : révision finale du dossier, calculs de rétributions aux courtiers et vérification des documents obligatoires;
• Préparer et envoyer par courriel aux notaires les factures et les documents des transactions;
• Effectuer la saisie dans Centris des informations des ventes;
• Enregistrer les informations des notaires et agences immobilières qui ne sont pas dans la base de données;
• Effectuer le traitement complet des transactions des autres succursales lorsque requis;
• Effectuer le suivi des ventes non notariées;
• Assurer le suivi de facturation manuelle;
• Activer les dossiers Integri-T et assurer le suivi à la vente;
• Indication Client - Importation des dossiers et paiements des indications aux courtiers;
• Assurer le suivi des documents reçus par courriel et pour lesquels il n’y a pas de rapport de vente du courtier.

ACCUEIL/COMMUNICATION :
• Accueillir les clients et les courtiers à la réception du bureau en l’absence de l’adjoint aux inscriptions.

Conditions de travail:

Poste permanent à temps plein;
Horaire du lundi au vendredi, 8h30 à 17h, 37.5 heures / semaine;
Possibilité de travail hybride;
Ambiance chaleureuse, environnement moderne.

DEP ou DEC en secrétariat/technique bureautique;
Excellente maîtrise du français oral et écrit;
Maîtrise des logiciels de bureautiques courants (notamment la suite Office);
Bonne connaissance de Microsoft Outlook;
Esprit analytique et logique;
Bonne capacité d'apprentissage;
Orientation client;
Autonomie;
Organisation / Rigueur;
Gestion du temps et des priorités;
Résistance au stress.