DIRECTEUR(TRICE) DES SERVICES CORPORATIFS (0271) Chisasibi ou Montréal au CCSSSBJ

APERÇU DU POSTE
Relevant du directeur général, le directeur des services corporatifs, assure et contribue à la planification, à l'organisation, à la coordination, à la mise en œuvre, au contrôle, à l'évaluation continue et à la production de rapports sur toutes les fonctions des services corporatifs.

Ces fonctions comprennent l'élaboration et la mise à jour des règlements internes du conseil d'administration et des lois touchant l'organisation, la mise en place des mesures pour assurer le fonctionnement efficace et efficient du conseil d'administration, le rôle et les services du secrétaire général du conseil d'administration, la tenue des archives de l'organisation et du centre de documentation administrative et institutionnelle, la gestion de l'information des contrats au conseil d'administration et d'autres documents juridiques, la tenue à jour des systèmes d'information de gestion à des fins institutionnelles, le système de gestion des politiques et des procédures de l'organisation, les services de traduction en cri, les services juridiques.

Le titulaire du poste assure en outre la gestion hiérarchique des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles au sein de sa juridiction avec la collaboration fonctionnelle du directeur général adjoint (DEA) de l'administration.

FONCTIONS PRÉCISES
Responsabilités stratégiques
• Contribuer à la planification et assurer l'organisation, la coordination, la mise en œuvre, le contrôle, l'évaluation continue et la reddition de comptes dans la juridiction titulaire des Services corporatifs selon le Règlement no 8 du Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James (CCSSSJB) et les lois et règlements en vigueur concernant les services corporatifs au CCSSSJB.
• Assurer la gestion de l'information concernant les lois, règlements et normes pertinents du MSSS pour les établissements ou organismes de santé et de services sociaux et toute autre information relevant des services corporatifs.
• Contribuer à la planification et assurer la mise à jour, l'organisation, la coordination, la mise en œuvre, le contrôle et la reddition de comptes du système de gestion des politiques et procédures de l'organisation.
• Contribuer à la planification et assurer la production des objectifs annuels et cycliques de l'organisation, du rapport annuel et des autres rapports du conseil d'administration.
• Assurer un processus, en collaboration avec d'autres, pour s'assurer que toutes les politiques et procédures organisationnelles nécessaires sont en place, à jour, distribuées et archivées.
• Contribuer à ce que les programmes et les services offerts respectent les principes de Miyupimaatisiiun et soient fondés sur le respect et l'autonomie des individus et des communautés, la culture et la tradition cries.
• Assume les mandats et les responsabilités qui sont confiés au titulaire en matière de communications et veille à leur application dans l’exercice de ses fonctions.
• Assurer le soutien aux directions et au personnel de l'organisation dans leurs responsabilités liées aux services corporatifs, avec une expertise technique, des conseils et des services.

Responsabilités opérationnelles
• Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des services corporatifs de l'organisation, y compris les politiques, les programmes et les services des services corporatifs :
o S’assurer de l'identification des besoins des services corporatifs de l'organisation ;
o S’assurer la réalisation des analyses requises pour la planification et les opérations des services corporatifs.
• Contribuer à la planification et assurer la responsabilisation, l'organisation, la coordination, la mise en œuvre, le contrôle et l'établissement de rapports de la direction pour :
o Le rôle et les services du secrétaire corporatif du conseil d'administration ;
o Un système d'information de gestion (SIG) pour les besoins des services institutionnelles en collaboration avec d'autres [c.-à-d. indicateurs de rendement institutionnelles et autres statistiques ainsi que la gestion des objectifs annuels et cycliques de l'organisation (planification opérationnelle)] ;
o Les archives corporatives et le centre de documentation administrative ;
• Assurer, au sein d'un système d'information de gestion de projet (CAPMIS), une méthode d'information claire pour enregistrer et suivre toutes les résolutions, directives, décisions et actions découlant de chaque dossier, projet et réunion au niveau du conseil d'administration, et en distribuer et en informer les personnes concernées :
o S’assurer, au sein du CAPMIS, que les dates limites pour tous les rapports requis, les dossiers terminés et les actions découlant des cycles annuels du conseil, des résolutions, des directives et des décisions, ainsi que des lois et directives gouvernementales sont connues des personnes concernées. Soumettre les rapports d'étape sur les dates limites au directeur général;
o Veiller à la production en temps opportun des résolutions et des directives certifiées du conseil d'administration, et à l'enregistrement de celles-ci dans le CAPMIS.
• Assurer le maintien opérationnel, la mise à jour et la gestion du CAPMIS et du centre de documentation pour les dossiers au niveau du conseil d'administration, ainsi que les archives juridiques, avec la collaboration et le soutien de l'adjoint administratif à la présidente et du soutien administratif au directeur général et à l'adjoint au directeur général.
• Assurer l'accès centralisé à la documentation de l'organisation dans Alfresco, la plateforme de gestion documentaire.
• Contribuer à la planification et assurer l'organisation, la coordination, la mise en œuvre, le contrôle et la production de rapports des services de traduction de l'organisation.
• Collaborer à la planification et contribuer à l'organisation, à la coordination, à la mise en œuvre, au contrôle et à la production de rapports des services juridiques de l'organisation, en soutien au directeur générale.

Responsabilités de gestion et de représentation des comités du CCSSSJB
• Assurer l'organisation et le soutien au bon déroulement des réunions du conseil d'administration et de ses comités, conseils et autres réunions à la demande du directeur général par l'établissement des horaires, l'organisation des locaux, la notification, l'aide à la préparation de l'ordre du jour, la distribution préalable des documents, l'enregistrement et la distribution des procès-verbaux, la gestion de projets internes, notamment le suivi des points à traiter et des décisions du conseil et l'apport d'idées et d'informations.
• Préparer, en collaboration avec l'adjoint administratif à la présidente, des plans budgétaires à soumettre au directeur général pour le fonctionnement du conseil d'administration. Assure la gestion de la mise en œuvre de celui-ci.
• Assurer la gestion du processus d'élection du conseil d'administration, le tout conformément à la réglementation en vigueur.
• Tient à jour les listes de tous les comités du conseil d'administration et de leurs membres.
• Communiquer, relier et fournir de l'information appropriée, dans le cadre de paramètres précisés, aux personnes, aux services et aux groupes concernés, à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, concernant l'état des dossiers, des décisions, des politiques et de l'information découlant des réunions du conseil d'administration.
• Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des règlements administratifs du conseil d'administration et de la législation touchant l'organisation.
• Assurer la fourniture d'un soutien concernant les responsabilités du directeur général pour le fonctionnement efficace et efficient du fonctionnement du conseil d'administration.
• Aider la présidente à s'acquitter de ses responsabilités à l'égard du fonctionnement du conseil d'administration, selon les directives du directeur général. Dans le cas de questions, c'est le directeur général, en tant que supérieur hiérarchique, qui répond.
• Collaborer avec l'adjoint administratif à la présidente agent de recherche du programme de planification, dans le cadre de son soutien au Bureau de la présidente. Assure une délimitation claire des rôles dans la planification tactique.

Responsabilités en matière de gestion des ressources
• Faciliter la gestion efficace des personnes de la Direction en :
o Fournir des conseils et du soutien afin de s'assurer que la Direction est en mesure d'atteindre les objectifs organisationnels.
o Superviser les subordonnés directs, identifier leurs besoins en matière de formation et de développement et effectuer des évaluations périodiques du rendement.
o En collaboration avec l'équipe de direction, définir les objectifs à long terme de la Direction et s'assurer de leur réalisation.
• Assure la gestion financière de l'unité, notamment en :
o Superviser la gestion du budget de la Direction, notamment en participant au processus budgétaire et en assurant le suivi au nom de la Direction.

Responsabilités administratives
• Veiller à ce que toutes les décisions soient alignées sur les valeurs organisationnelles.
• Établir des plans clairs et approfondis pour les projets et les objectifs organisationnels de leur service, y compris les étapes/sous-objectifs, les ressources, les normes de performance et les délais.
• S'assurer que les meilleures pratiques liées à la supervision des programmes et du personnel, aux normes de qualité, aux normes de pratique et au programme d'assurance de la qualité sont mises en œuvre au sein de la Direction.

EXIGENCES
Formation et expérience
• Baccalauréat en administration.
• Quatre (4) ans d'expérience en administration des services corporatifs ou en tant que secrétaire corporatif dans un organisme parapublic.

Connaissances
• Une bonne connaissance du réseau du MSSS, des lois, des règlements et des programmes d'une régie ou d'un établissement régional est un atout ;
• Bonne connaissance et expérience du fonctionnement d'un conseil d'administration d'un organisme parapublic, ainsi que du rôle de secrétaire corporatif ;
• Bonne connaissance et expérience de la gestion d'un centre d'archives et de documentation ministériel, ainsi que de la gestion des politiques et des procédures, y compris l'élaboration de manuels de politiques ;
• Bonne connaissance et expérience des systèmes d'information de gestion et des bases de données ;
• Bonne connaissance et expérience de la gestion des services juridiques ;
• Bonne connaissance et expérience des communications organisationnelles et publiques, y compris la transmission de l'information, les relations publiques et les publications, ainsi que de la théorie et de la pratique connexes, ainsi que de la planification des communications ;
• Connaissance de la Convention de la Baie-James et du Nord québécois, de l'article 14 et de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris, ainsi que de la législation relative aux documents publics est un atout ;
• Aptitude à gérer la planification et le développement de nouveaux services administratifs ministériels, y compris l'élaboration de manuels de politiques et de programmes et de systèmes d'assurance de la qualité ;
• Connaissance ou capacité de saisir les enjeux et les contextes liés aux services de santé et aux services sociaux des Premières Nations ;
• La capacité d'appliquer la culture, les valeurs et les enseignements Eenou/Eeyou dans les services ministériels est un atout ;
• La connaissance de la culture et de la langue cries est un atout ;
• Bon dossier dans le cadre d'un service corporatif ;
• Bonne communication interpersonnelle, leadership et travail d'équipe respectueux ;
• Capacité à collaborer efficacement avec les responsables hiérarchiques dans une organisation matricielle;
• Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à la présentation ;
• Méthodique, organisé, autonome, flexible et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• Excellentes capacités de pensée critique, de synthèse, d'organisation et de prise de décision ;
• Bonne capacité de travail avec les applications informatiques administratives, en particulier les applications bureautiques.

LANGUE
• Maîtrise de l’anglais;
• Maîtrise du cri et du français est un atout.

AUTRE
• Disponibilité à voyager fréquemment.