Coordonnatrice administrative

Le Groupe DRUMCO Construction est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) qui agira à titre de pivot central et de personne-ressource clé au sein de notre siège social.

L’équipe fait la force chez DRUMCO! C’est un succès de groupe qui perdure depuis près de 40 ans grâce à une équipe qualifiée et dévouée, et qui apporte une valeur ajoutée aux services et réalisations de l’entreprise.

Les avantages de travailler chez DRUMCO Construction sont multiples. Nous nous démarquons dans l’industrie grâce à un esprit d’équipe et des valeurs basées sur l’humain.

Avantages offerts

• Salaire compétitif selon l’expérience;
• Poste permanent, de jour, du lundi au vendredi, temps plein;
• Choix d’horaire de travail de 37h50 ou 40h par semaine (en présentiel afin d’assurer la coordination opérationnelle et l’accueil);
• Horaire flexible pour une meilleure conciliation travail-vie personnelle (dès l’embauche);
• 4 semaines de vacances payées par année selon le calendrier CCQ (au prorata durant la première année);
• 5 jours de congé maladie et obligation familiale (après 3 mois);
• 2 jours de congé mobile (après 3 mois);
• 10 congés fériés selon le calendrier CCQ (inclus le 2e congé de Pâques et le Jour du Souvenir);
• Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (après 3 mois);
  • Compte de dépenses pour soins de santé de 500$/année;
  • Assurance vie/mort ou mutilation accidentelle/invalidité longue durée/médicaments/soins de santé (massothérapeute, physiothérapeute, psychologue, diététiste, naturopathe, orthophoniste, podiatre, acupuncteur, etc.)/annulation de voyage;
  • Service d’assistance-voyage;
  • Remboursement d’examen de la vue;
  • Programme d’aide aux employés et aux membres de leur famille;
  • Accessibilité à un service de télémédecine et à un service de deuxième avis médical.
• REER avec participation de l’employeur (après 1 an pour la participation de l’employeur);
• Révision salariale annuelle;
• Budget annuel pour achat de vêtements à l’effigie de DRUMCO (dès l’embauche et augmentation du budget après 3 mois);
• Formation et perfectionnement offert en continu;
• Café gratuit + Repas et collations santé à bas prix;
• Stationnement gratuit avec bornes de recharge pour véhicule hybride/électrique;
• Plusieurs activités sociales et tirages tout au long de l’année;
• Environnement de travail au goût du jour, très lumineux et neuf + équipements de travail récents;
• Cafétéria avec table de « babyfoot »;
• Diverses ententes corporatives avec des entreprises offrant des rabais à nos employés;
• Reconnaissance des années de service.

Description du poste

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) rigoureux(se) et proactif(ve), doté(e) d’un leadership naturel et d’un sens poussé de l’organisation. Véritable point de contact central au sein du siège social, la personne titulaire du poste aime prendre en charge, veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes et assurer des suivis serrés pour mener les mandats à terme.

Polyvalente et autonome, elle fait le pont avec efficacité entre l’équipe interne et nos partenaires de services externes. Elle se distingue par sa débrouillardise, son grand souci du détail et sa discrétion absolue dans la gestion de dossiers à caractère confidentiel.

Soutien administratif RH

• Assurer un soutien bureautique rigoureux et de haut niveau à l'équipe des Ressources Humaines (mise en page soignée, rédaction et révision de documents corporatifs variés, politiques et procédures);
• Participer activement aux différentes étapes du processus de recrutement;
• Coordonner la logistique d'accueil et d'intégration des nouveaux employés (préparation du poste de travail, trousse de bienvenue, visite des lieux et présentations à l’équipe);
• Collaborer aux activités de communication interne (mémos, nouvelles internes, sondages);
• Effectuer diverses autres tâches de soutien administratif RH selon les besoins et les projets de l'équipe;

Coordination TI et projets d'amélioration :

• Agir à titre de personne-ressource interne et coordonner les demandes, projets et incidents avec la firme informatique externe partenaire;
• Prendre en charge la résolution des problèmes informatiques du quotidien signalés par l'équipe et assurer des suivis rigoureux jusqu'à leur résolution complète;
• Coordonner et tester l'implantation de nouveaux outils ou logiciels, accompagner les usagers et collaborer à la gestion des équipements et des accès informatiques;

Coordination opérationnelle et logistique des bureaux :

• Être le pont officiel avec les fournisseurs de services externes (téléphonie, papeterie, entretien, équipements de bureau) et assurer le suivi des contrats courants;
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux et à la logistique des espaces de travail (ordre, disponibilité du matériel, réapprovisionnement et convivialité);

Accueil, réception et soutien aux événements :

• Accueillir courtoisement les visiteurs à la réception et répondre aux appels téléphoniques entrants avec professionnalisme;
• Prendre en charge la réception, le tri et l’expédition du courrier et des colis;
• Offrir un soutien administratif aux activités de marketing et aux commandes d’articles promotionnels;
• Participer activement au comité social et au comité vert, et coordonner la logistique des activités sociales internes, réunions corporatives, dîners d’équipe et initiatives écoresponsables;

Suivi des dossiers et collaboration interne :

• Effectuer des suivis serrés et constants auprès des différents intervenants internes et externes afin de garantir le respect des échéanciers et l’avancement rigoureux des divers mandats;
• Collaborer étroitement avec les personnes responsables des différents départements et réaliser toutes autres tâches administratives connexes selon les besoins de l'équipe et les projets en cours.

Compétences recherchées

Cette belle opportunité est pour toi si tu possèdes :

• DEC en bureautique, administration ou domaine connexe ou DEP combiné à une solide et riche expérience professionnelle équivalente;
• Expérience significative (3 à 5 ans et plus) dans un rôle de coordination administrative, d’adjointe de direction ou de secrétariat à responsabilités élargies;
• Haut niveau d'intégrité, discrétion absolue et respect rigoureux de la confidentialité dans le traitement des dossiers;
• Sens poussé du suivi, rigueur exemplaire et souci constant du détail et de la qualité du travail rendu;
• Fortes compétences organisationnelles, grand sens des priorités, esprit d’initiative et autonomie marquée;
• Leadership bienveillant et rassembleur, dynamisme, débrouillardise et plaisir spontané à prendre soin de l’équipe et à résoudre des problématiques concrètes;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365, tout particulièrement de Word (mise en page avancée, styles, gabarits corporatifs), d’Excel et d’Outlook;
• Aisance technologique générale, curiosité et facilité d’adaptation aux outils numériques (sans exiger de compétences de technicien TI, nous cherchons une personne agile pour tester, coordonner et faire le pont avec les experts informatiques);
• Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (grammaire, syntaxe et rédaction impeccables);
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais à l’oral et à l’écrit (un atout);
• Excellentes aptitudes relationnelles, entregent et sens aigu du service à la clientèle (accueil et communications).