Coordonnateur.trice - Service culture et expérience client

Sous l’autorité de la cheffe de service culture et expérience client, la personne assure le soutien opérationnel et administratif du service. Elle contribue au bon déroulement des activités quotidiennes, au suivi des demandes des usagers et à la qualité des services offerts.

Par son sens de l’organisation, sa rigueur et son approche orientée vers le service, elle soutient la cheffe de service dans la gestion des opérations courantes et veille à offrir une expérience professionnelle, chaleureuse et cohérente aux usagers, alignée avec les valeurs de l’organisation.

Coordination du milieu de vie :

Locataires résidentiels et commerciaux, communauté religieuse, familles et visiteurs

• Accueillir, informer, accompagner les usagers, leurs familles et les visiteurs en tenant compte de leur réalité et de leurs besoins.
• Intégrer les nouveaux usagers dans leur nouveau milieu de vie dans la bienveillance.
• Veiller à la qualité, à la continuité et à l’amélioration de l’expérience vécue par les usagers, leurs proches et les visiteurs.
• Planifier, préparer et animer des rencontres destinées à l’ensemble des locataires résidentiels.

Gestion administrative du service

• Assurer la réception, le traitement et le suivi des demandes, en collaboration avec les services internes concernés et selon les processus établis.
• Traiter et assurer le suivi des plaintes, des commentaires et des demandes particulières (ex. : accompagnements administratifs, situations sensibles ou nécessitant une coordination avec différents intervenants, etc.)
• Maintenir à jour les dossiers des usagers, les registres et les outils administratifs du service.
• Préparer, en collaboration avec la cheffe de service, des rapports, statistiques et documents administratifs.
• Assurer occasionnellement le remplacement à la réception de la Maison mère.

Développement du service

• Soutenir la cheffe de service dans la mise en œuvre des activités, projets et initiatives du Service culture et expérience client.
• Participer à l’amélioration continue des pratiques, des processus et des outils du service.
• Participer à diverses activités ou à divers comités.

Collaboration avec les services internes

• Recevoir, analyser et assurer le suivi des demandes provenant des différents services de l’organisation.
• Collaborer avec les équipes afin de favoriser une communication fluide, une coordination efficace pour assurer la continuité du service.
• Contribuer à une expérience usager cohérente en soutenant les différentes équipes dans leurs interactions avec la clientèle.
• Effectuer toutes autres tâches connexes reliées à ses fonctions.

Formation académique :
Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent, notamment en administration, en service à la clientèle ou dans toute autre discipline connexe.

Expérience: 
3 à 5 ans dans un rôle similaire

Toute combinaison d’expérience et de formation pertinentes seront considérées.  

• Sens développé du service aux usagers.
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer efficacement les priorités.
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités.
• Rigueur administrative, souci du détail et aptitude à soutenir la mise en œuvre de projets porteurs.
• Capacité à traiter des dossiers confidentiels avec rigueur et dans le respect des normes de confidentialité.
• Esprit de collaboration, professionnalisme et discrétion.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.