Chef du service santé - volet administratif

Relevant de la direction du service santé, le chef du service santé volet administratif assure la gestion administrative, opérationnelle et organisationnelle des services santé sous sa responsabilité. Il voit à l’optimisation des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles afin de soutenir efficacement les équipes cliniques et à assurer la continuité des services.

Il contribue également au développement d’une culture d’amélioration continue, de mobilisation du personnel et de saine gestion des opérations.

Gestion administrative et opérationnelle

• Assurer l’application des politiques, procédures et convention collective.
• Effectuer le suivi des feuilles de temps.
• Suivre et alimenter les tableaux de bord, les indicateurs de gestion et les projets organisationnels.
• Coordonner le déploiement des plans de contingence et des mesures organisationnelles.
• Assurer la gestion documentaire et administrative liée aux activités sous sa responsabilité.
• Optimiser les processus administratifs afin de soutenir efficacement les opérations et la continuité des services.
• Contribuer à l’approche milieu de vie.

Gestion financière et matérielle

• Participer à la planification budgétaire et assurer le suivi des dépenses.
• Optimiser l’utilisation des ressources financières dans le respect des orientations organisationnelles.
• Assurer le suivi des demandes d’achats et des approvisionnements.
• Coordonner la planification du renouvellement et de l’acquisition des équipements.
• Veiller à la disponibilité et à l’utilisation optimale des ressources matérielles afin de soutenir la continuité des services.

Gestion des ressources humaines

• Collaborer avec les ressources humaines aux activités liées à la dotation, aux affichages de postes et aux processus d’embauche.
• Assurer l’accueil, l’intégration et l’accompagnement administratif des nouveaux employés.
• Assurer le suivi des horaires, des absences, des congés et des besoins de remplacement.
• Identifier et analyser les besoins de formation continue du personnel.
• Contribuer à la gestion de la performance, au suivi disciplinaire et au maintien d’un climat de travail sain.
• Soutenir le développement des compétences et la planification des formations obligatoires et continues.
• Coordonner la planification et le suivi des stages en collaboration avec les partenaires concernés.

Santé, sécurité et amélioration continue

• Participer au suivi des dossiers de santé et sécurité au travail.
• Analyser, en collaboration avec les intervenants concernés, les événements accidentels et les situations à risque.
• Contribuer au développement, mettre en œuvre et suivre les plans d’action en prévention.
• Soutenir les démarches d’amélioration continue et les projets organisationnels.
• Assurer le suivi, l’analyse et la diffusion des indicateurs administratifs et opérationnels.
• Recommander et mettre en œuvre les mesures correctives favorisant l’efficience et la qualité des opérations.

Collaboration et soutien organisationnel

• Développer et maintenir des collaborations efficaces avec les partenaires internes et externes afin d’assurer une offre de service efficiente.
• Représenter son secteur d’activité et participer activement aux différents comités organisationnels.
• Favoriser et maintenir une communication efficace, transparente et mobilisatrice auprès des équipes et des partenaires.
• Soutenir les équipes cliniques par une gestion proactive et efficiente des ressources administratives, matérielles et informationnelles.

Formation académique :
Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion, de l’administration ou autre discipline pertinente à la fonction.

Expérience:
Expérience de 3 à 5 ans en gestion administrative ou opérationnelle.
Bonne maîtrise des outils de gestion et des processus administratifs.

Toutes combinaisons d’expérience et de formation pertinentes seront considérées.  

Compétences requises :

• Leadership mobilisateur et capacité à susciter l’engagement des équipes.
• Excellentes habiletés en planification, en organisation et en gestion des priorités.
• Rigueur administrative et souci de la qualité.
• Excellentes aptitudes en communication et en collaboration.
• Orientation vers les résultats et l’amélioration continue.
• Gestion du changement.
• Maîtrise de soi et excellente gestion du stress.
• Sens des responsabilités et imputabilité.
• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes.