Coordonnateur(rice) de programme

Relevant fonctionnellement du Gestionnaire, PMO et administration des opérations, tout en recevant les tâches quotidiennes, la coordination et les directives opérationnelles de l'équipe du Programme Icebreaker (PIB), le/la coordonnateur(trice) en ingénierie joue un rôle clé dans le soutien de l'équipe d'ingénierie grâce à une coordination efficace des projets et un soutien administratif de qualité. Ce poste est exercé principalement dans un environnement anglophone et exige de solides compétences en organisation et en communication. Plus précisément, vous devrez:

• Fournir un soutien à la direction du Programme PIB selon les besoins.
• Préparer et coordonner la documentation liée à l'ingénierie, notamment, sans s'y limiter, les ordres de changement (change orders) et les procès-verbaux des réunions de projet.
• Coordonner la production des rapports périodiques de KPI (indicateurs clés de performance) en collaboration directe avec les gestionnaires et directeurs concernés.
• Assurer le soutien et la participation aux réunions afin d'en produire les comptes rendus (réservation, prise de notes, suivi des actions, compilation et distribution de l'information, coordination du service de traiteur, etc.).
• Organiser et gérer diverses réunions dans les calendriers corporatifs.
• Coordonner les visites des représentants de service sur le terrain (FSR) ainsi que la logistique associée.
• Maintenir à jour les organigrammes et les calendriers annuels de vacances.
• Coordonner les réservations de vols, d'hôtels, de véhicules et d'hébergements temporaires conformément aux politiques de l'entreprise.
• Numériser et classer les documents dans les systèmes d'archivage appropriés.

• Fournir tout autre soutien administratif requis par le département d'ingénierie.

  Qualifications

• Bilinguisme à l'oral et à l'écrit (obligatoire).
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente dans un poste de secrétariat ou un poste connexe.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Excellent sens des priorités et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi qu'une bonne capacité de synthèse.
• Faire preuve d'autonomie dans l'exécution de ses fonctions.
• Expérience démontrée dans la prise de notes en réunion et la rédaction de comptes rendus synthétiques mettant en évidence les points clés des discussions.
• Semaine de travail de 40 heures, du lundi au vendredi.
• Présence requise sur site aux bureaux de Davie à Lévis.