Commis administratif

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein sur une base de 37,5 heures par semaine. Le titulaire du poste assure diverses activités de soutien administratif et logistique pour les services administratifs, les ressources humaines, le service à la clientèle et le marketing. Il est notamment responsable de la gestion des inventaires, de l’approvisionnement ainsi que de l’expédition du matériel et de l’équipement destinés au personnel en région. Il assure également l’envoi des rapports aux producteurs et contribue au bon déroulement des activités administratives et logistiques du bureau.

Aperçu du poste

Service à la clientèle

• Assurer l’approvisionnement et la distribution du matériel, de l’équipement et de la documentation destinés au personnel en région.
• Gérer les inventaires et effectuer les achats de matériel, d’enveloppes, d’équipement et de documentation.
• Effectuer la reproduction et la préparation de documents pour le personnel en région.
• Fournir l’information nécessaire à la préparation des connaissements de transport pour les échantillons, le courrier et le matériel.
• Assurer la distribution de revues et de publications aux employés et aux différents intervenants du secteur agricole.
• Contribuer au maintien d’un climat de collaboration et de synergie entre les équipes.
• Préparer les envois en insérant les rapports, factures et codes à barres dans les enveloppes appropriées.
• Mettre à jour les dates de mise à la poste et de publipostage.
• Effectuer quotidiennement l’expédition de documents et de colis par messagerie (cartes d’étable, rapports, documentation, etc.).
• Assurer l’envoi mensuel des factures.
• Effectuer les photocopies et la préparation de documents.
• Réaliser toute autre tâche connexe liée à la distribution et à l’expédition.

Services administratifs

• Coordonner les réservations de salles de réunion et d’hébergement pour le personnel.
• Agir à titre de réceptionniste et assurer l’accueil des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Maintenir à jour les listes du personnel en région et au siège social.
• Effectuer diverses tâches administratives de soutien selon les besoins.

Ressources humaines

• Coordonner le programme de vêtements corporatifs en collaboration avec le fournisseur, incluant la commande annuelle et les commandes destinées aux nouveaux employés.
• Assurer la création et la mise à jour des listes du personnel en région et au siège social.
• Veiller à l’exactitude et à la mise à jour de la base de données GLS.
• Coordonner l’envoi de fleurs, de dons ou d’autres attentions lors d’événements de vie des employés conformément aux politiques en vigueur.
• Soutenir l’organisation des réunions, formations et autres activités tenues au bureau en assurant la préparation des salles et la coordination des besoins logistiques.
• Participer au comité social et contribuer à l’organisation d’activités favorisant la mobilisation des employés.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

Marketing

• Assurer la gestion du matériel promotionnel.
• Maintenir les inventaires et effectuer les demandes de réapprovisionnement auprès de l’équipe marketing.
• Préparer et expédier le matériel promotionnel selon les demandes.
• Contribuer au développement et au maintien d’un esprit de collaboration entre les équipes.

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein nécessitant une présence au bureau cinq (5) jours par semaine. La personne titulaire du poste doit être en mesure d'effectuer de la manutention de matériel et d'équipement pouvant peser plus de 15 kg, ainsi que des mouvements répétitifs liés aux activités de préparation, d'emballage, d'expédition et de distribution de matériel et de documents.

Comment postuler

Si vous répondez aux exigences requises pour ce poste, veuillez envoyer votre curriculum vitae via le formulaire d'application sur la page carrière de Lactanet.

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe.
• Posséder deux années d’expérience dans un rôle administratif, de soutien logistique ou de coordination.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit afin de communiquer avec la clientele anglophone .
• Expérience en gestion d’inventaire, approvisionnement ou expédition, un atout.
•  Expérience dans un environnement multiservice ou auprès de plusieurs intervenants, un atout.