Administrateur de contrats

Description du poste :

Sommaire du rôle

Basé au siège social mondial d’EXFO à Québec, vous travaillerez au cœur des décisions corporatives, avec une visibilité sur l’ensemble de nos activités dans plus de 25 pays. Sous la supervision du Chef des affaires juridiques, vous vous joignez à l’équipe des Affaires juridiques, aux côtés des conseillers juridiques et de la parajuriste. Nous créons ce poste pour bâtir quelque chose qui n’existe pas encore : une véritable fonction de coordination contractuelle chez EXFO.

Vous en serez le point de contact unique, avec la latitude de proposer, de décider et de faire évoluer les façons de faire, en soutien aux divisions T&M et Homeland Security. C’est un poste conçu pour grandir : selon votre performance, le rôle peut progresser vers des responsabilités élargies de gestion contractuelle, incluant la négociation d’ententes sous l’autorité des conseillers juridiques.

Responsabilités principales

• Recevoir, trier et prioriser les demandes de revue contractuelle de toute l’organisation, en agissant comme point de contact unique.

• Effectuer la première revue des ententes à l’aide de l’outil et acheminer les révisions aux conseillers juridiques.

• Maintenir le registre central des contrats et le calendrier des échéances, renouvellements et préavis, et confirmer que la version signée correspond à celle approuvée.

• Vous approprier la plateforme de gestion contractuelle (DocuSign CLM) et en faire un levier : configuration, utilisation par les équipes, automatisation des suivis, modèles, flux de travail.

• Utiliser les outils d’intelligence artificielle pour accélérer la revue, la synthèse et le suivi contractuel, et proposer de nouvelles façons de les exploiter.

• Signaler de façon préventive les enjeux contractuels, remettre en question ce qui doit l’être et proposer des mesures pour réduire les risques.

• Appuyer les vérifications diligentes, les demandes de conformité (KYC, financement, transactions) et le suivi des mandats de conseillers externes.

• Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Profil recherché

• Formation en droit, en administration ou en gestion contractuelle, ou diplôme en techniques juridiques.

• De 1 à 3 ans d’expérience pertinente; les candidatures en début de carrière sont bienvenues.

• Toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée.

• Sens critique : lire entre les lignes d’une entente, repérer ce qui cloche et poser les bonnes questions.

• Autonomie et volonté de décider : prendre position, recommander et assumer ses choix, sous l’autorité des conseillers juridiques.

• Aisance relationnelle et curiosité : plaisir à travailler avec tous les horizons de l’entreprise et envie de comprendre les affaires d’EXFO au-delà du contrat.

• Lucidité numérique : aisance réelle avec les outils d’intelligence artificielle, avec le jugement pour valider ce qu’ils produisent.

• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des échéances.

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Pourquoi joindre EXFO ?

• Entreprise technologique innovante et reconnue mondialement, où les outils d’intelligence artificielle font partie du quotidien.

• Un poste à bâtir : vous créez la fonction plutôt que d’hériter d’un processus figé.

• Un parcours de croissance clair, de l’administration vers la gestion contractuelle.

• Environnement collaboratif, multidisciplinaire et stimulant.

• Mode de travail hybride.

• Gamme complète d’avantages sociaux.

La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste, puisque ses responsabilités impliquent des échanges fréquents, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec des clients, partenaires, fournisseurs ou collègues situés à l’extérieur du Québec.

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Position Summary

Based at EXFO’s global headquarters in Quebec City, you will work at the heart of corporate decision-making, with visibility across our operations in more than 25 countries. Reporting to the Head of Legal Affairs, you will join the Legal Affairs team alongside our legal counsel and paralegal. We are creating this role to build something that does not yet exist: a genuine contract coordination function at EXFO.

You will be its single point of contact, with real latitude to propose, decide, and shape how things get done, in support of both the T&M and Homeland Security divisions. This role is built to grow: based on your performance, it can evolve toward broader contract management responsibilities, including agreement negotiation under the authority of the legal counsels.

Key Responsibilities

• Receive, triage, and prioritize contract review requests from across the organization, acting as the single point of contact.

• Perform first-pass review of agreements using the applicable tool and route revisions to legal counsel.

• Maintain the central contract register and the calendar of deadlines, renewals, and notice periods, and confirm that the signed version matches the approved version.

• Take ownership of the contract lifecycle management platform (DocuSign CLM) and make it a lever for improvement: configuration, team adoption, automated tracking, templates, and workflows.

• Use artificial intelligence tools to accelerate contract review, summarization, and tracking, and propose new ways to leverage them.

• Proactively flag contractual issues, challenge what needs to be challenged, and propose measures to reduce risk.

• Support due diligence, compliance requests (KYC, financing, transactions), and the tracking of external counsel mandates.

• Perform any other related duties as required.

Desired Profile

• Training in law, administration, or contract management, or a diploma in legal techniques.

• 1 to 3 years of relevant experience; early-career candidates are welcome.

• Any relevant combination of education and experience will be considered.

• Critical thinking: the ability to read between the lines of an agreement, identify what does not add up, and ask the right questions.

• Autonomy and willingness to make decisions: take a position, make recommendations, and own your choices, under the authority of legal counsel.

• Strong interpersonal skills and curiosity: enjoyment working with people across all areas of the business and a desire to understand EXFO’s business beyond the contract.

• Digital literacy: real ease with artificial intelligence tools, along with the judgment to validate their output.

• Strong organizational skills and rigor in tracking deadlines.

• Proficiency in both French and English, spoken and written.

Why Join EXFO?

• Join a globally recognized, innovative technology company where AI tools are part of daily work.

• A role you get to build: you create the function rather than inherit a frozen process.

• A clear growth path, from contract administration toward contract management.

• Collaborative, multidisciplinary, and stimulating work environment.

• Flexible hybrid work model.

• Comprehensive benefits package.

English is required for this position, as the role involves frequent verbal and written communication with customers, partners, suppliers, and colleagues located outside of Quebec.

EXFO est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous nos employés.