Adjoint exécutif

PERMANENT - 34 heures par semaine - Gatineau

Joignez-vous à une organisation où l'humain est au cœur de nos actions!

Depuis 47 ans, la Coopérative funéraire de l’Outaouais (CFO) accompagne les familles de la région avec respect, dignité et humanité. Ancrée dans sa communauté et guidée par ses valeurs coopératives, elle s’appuie sur l’engagement de ses équipes pour offrir des services professionnels et attentionnés.

Nous recherchons une personne expérimentée, reconnue pour son sens de l'organisation et son jugement professionnel, afin de soutenir la direction générale et de contribuer au bon fonctionnement de nos instances de gouvernance.

POURQUOI VOS JOINDRE À NOUS?

• Exercer un rôle de proximité auprès de la direction générale et contribuer aux priorités de la Coopérative;
• Participer au fonctionnement des instances de gouvernance d'une coopérative bien établie dans sa communauté;
• Évoluer dans une organisation à dimension humaine, guidée par des valeurs de respect et de collaboration;
• Faire partie d'une équipe engagée dans une mission porteuse de sens.

LES AVANTAGES

• Horaire de 34 heures par semaine;
• Trois (3) semaines de vacances;
• Assurance collective incluant les soins médicaux et dentaires ainsi que l'invalidité;
• Programme d'aide aux employés (PAE) et télémédecine;
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec participation de l'employeur;
• Activités sociales organisées par la Coopérative;
• Accès gratuit aux bornes de recharge pour véhicules électriques.

RÔLE ET RESPONSABILITÉ

Relevant directement du Directeur général, vous agissez comme une personne-ressource de confiance en assurant un soutien administratif et organisationnel de haut niveau. Vous contribuez à la coordination des activités de gouvernance, au suivi des dossiers prioritaires et à la bonne circulation de l'information au sein de la Coopérative.

Grâce à votre jugement professionnel, à votre discrétion et à votre sens de l'organisation, vous anticipez les besoins, assurez des suivis rigoureux et facilitez la collaboration entre la direction générale et ses différents interlocuteurs.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assurer une gestion proactive de l'agenda, des rencontres et des priorités de la direction générale;
• Planifier et coordonner les réunions du conseil d'administration, des comités et de l'assemblée générale annuelle;
• Préparer, rédiger, réviser et synthétiser les communications, rapports, présentations et documents nécessaires aux activités de la direction générale;
• Préparer les convocations, les ordres du jour et la documentation des instances de gouvernance, assister aux rencontres, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des documents afférents;
• Assurer le suivi des dossiers prioritaires, des décisions, des résolutions et des mandats, en veillant au respect des échéanciers;
• Effectuer des recherches, concevoir des sondages, compiler et analyser les données pertinentes afin de soutenir la prise de décision;
• Faciliter la circulation de l'information et assurer la liaison entre la direction générale, les administrateurs, les gestionnaires et les partenaires externes;
• Assurer la gestion rigoureuse et confidentielle des documents administratifs et corporatifs, incluant leur classement et leur archivage;
• Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et des outils de suivi administratif.

POSSIBILITÉ DE CONTRIBUTION ADDITIONNELLE

Selon les intérêts et les compétences de la personne retenue, une participation à la coordination des initiatives de développement durable de la Coopérative pourrait également être envisagée.

CE QUE NOUS RECHERCHONS (PROFIL)

• Excellent sens de l'organisation, des priorités et de l'anticipation;
• Autonomie, initiative et rigueur dans la réalisation des mandats;
• Jugement professionnel, discrétion et respect de la confidentialité;
• Excellentes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse;
• Tact, diplomatie et facilité à collaborer avec différents interlocuteurs;
• Adaptabilité et adhésion aux valeurs humaines et coopératives de l'organisation.

EXIGENCES & QUALIFICATIONS

• Formation collégiale ou universitaire en administration, en bureautique ou dans une discipline connexe, ou combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience pertinentes en soutien exécutif ou en soutien à la haute direction;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit et connaissance fonctionnelle de l'anglais;
• Excellente maîtrise des outils Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams et SharePoint);
• Connaissance des principes de gouvernance et expérience auprès d'un conseil d'administration (un atout);
• Expérience dans un milieu coopératif, funéraire ou syndiqué (un atout);
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour les déplacements occasionnels.

COMPLÉMENT D’INFORMATION

Lieu de travail : Principalement au pavillon Lac-Beauchamp, à Gatineau, avec des déplacements occasionnels entre les pavillons de la Coopérative, principalement au pavillon Lac-des-Fées. Une allocation de déplacement est prévue selon les conditions d'emploi.

Horaire : 34 heures par semaine, du lundi au vendredi :

• lundi au jeudi de 8 h et à 16h30
• vendredi de 8h à midi.

Rémunération : Selon la politique salariale de la Coopérative.

Entrée en fonction : À convenir avec la personne retenue.

Ce poste vous intéresse?

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre vos compétences au service d'une organisation où l'être humain est au cœur des préoccupations, nous voulons vous rencontrer!

** À noter : seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. La Coopérative funéraire de l'Outaouais favorise la diversité, l'équité et l'inclusion et s'engage à offrir un milieu de travail respectueux et accueillant. L'utilisation du genre féminin a été adoptée dans le but de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.