Adjoint(e) administratif(ve) principal(e)

Sommaire du poste

Sous la supervision du président et du vice-président, l’adjointe administrative principale joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives, le soutien à la direction et l’accompagnement des équipes de projets.

Elle assure la gestion et le suivi de plusieurs dossiers administratifs, contribue à la fluidité des communications internes et externes et apporte un soutien opérationnel aux différents départements de l’entreprise.

Responsabilités principales

1. Soutien à la direction et à la présidence

• Gérer l’agenda, les rendez-vous, les déplacements et les communications du président.

• Assurer la préparation des réunions du conseil exécutif, incluant l'élaboration des ordres du jour, la coordination logistique et la recherche de lieux appropriés.

• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme différents documents : lettres, rapports, contrats et présentations.
• Coordonner les réunions de direction, incluant la préparation des ordres du jour, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions à réaliser.
• Assurer les suivis nécessaires auprès des intervenants internes et externes.

1. Soutien administratif et gestion des opérations

• Assurer la gestion des communications internes et externes avec les clients, fournisseurs et partenaires.
• Préparer et mettre à jour différents rapports, tableaux de suivi et documents administratifs.
• Assurer le classement, l’organisation et l’archivage des dossiers physiques et numériques.

1. Soutien et coordination des projets

• Coordonner les activités de soumission, de l'invitation à soumissionner jusqu'au dépôt des offres (BSDQ).
• Préparer, vérifier et assurer le suivi des documents administratifs liés aux soumissions, contrats, cautionnements et bons de commande.
• Gérer les dossiers de projets, incluant les plans, addendas, avis de changement et dessins d'atelier.
• Assurer le suivi des échéanciers, des commandes de matériel, des livraisons et des budgets de projet.
• Collaborer avec les chargés de projet, les fournisseurs, les clients et les différents départements afin de faciliter la circulation de l'information.
• Soutenir la préparation des études de coûts et assurer le suivi administratif jusqu'à la facturation.
• Maintenir à jour le classement, l'archivage et la documentation de projet.
• Préparer les cartables de projet, les manuels de fin de projet et les plans tels que construits (« As-Built »).
• Effectuer toute autre tâche administrative contribuant à la réalisation efficace des projets.

Profil recherché

• Diplôme en administration, bureautique ou dans un domaine connexe (DEC, AEC ou expérience équivalente).
• Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans le domaine de la construction ou de l’électricité.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Autonomie, polyvalence, rigueur et discrétion.
• Excellent esprit d’équipe et facilité à communiquer avec différents intervenants.