Adjoint(e) administratif(ve) – Accueil et logistique

Adjoint(e) administratif(ve) – Accueil et logistique

Conditions de travail :

• Une entreprise en pleine croissance dans un secteur innovant
• Rémunération compétitive
• Assurances collectives payées à 100% par l'employeur : assurance dentaire, invalidité, maladie, vision, vie, et plus encore
• Programme d'aide aux employés
• Régime de retraite collectif avec participation de l’employeur
• Remboursement abonnement au gym (275$/année)
• Stationnement sur place
• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• 13 congés fériés par année

Qui sommes-nous ?

Avec plus de 45 ans d'expertise, Novolecs conçoit et fabrique des solutions innovantes pour la production et la distribution d'énergie. Ces solutions sont utilisées dans différents types de centrales électriques : hydrauliques, thermiques, nucléaires, éoliennes et solaires. Elles jouent un rôle crucial dans le soutien des infrastructures civiles, le transport de l'énergie, la mesure de la puissance, la protection des équipements des réseaux électriques et l'amélioration de leur résilience.

Sommaire du poste
En tant qu’entreprise de choix, NOVOLECS souhaite intéresser, développer et retenir les meilleurs talents pour joindre son équipe. Nous sommes actuellement à la recherche d’une réceptionniste polyvalente qui assurera l’accueil de l’entreprise, offrira un soutien administratif aux différents départements et contribuera à la coordination des envois de petits colis, en appui à l’équipe du magasin.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs et transporteurs avec professionnalisme et les diriger vers la personne appropriée.
• Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer,
• Effectuer différentes tâches administratives : saisie de données, préparation et mise en forme de documents, numérisation, classement et archivage.
• Offrir un soutien administratif ponctuel aux différents départements et effectuer les suivis requis.
• Coordonner l’accueil des visiteurs et certains besoins administratifs liés aux rencontres.
• Contribuer au bon fonctionnement des espaces communs.
• Réceptionner les petits colis, vérifier les informations de livraison et les acheminer rapidement au bon département.
• Préparer et coordonner les envois de petits colis avec FedEx et les autres transporteurs, en collaboration avec l’équipe du magasin.
• Créer les étiquettes d’expédition et préparer les documents requis, notamment les bordereaux de transport, factures commerciales, listes de colisage et documents douaniers.
• Valider les informations d’expédition avant l’envoi : destinataire, adresse, projet, poids, dimensions, service de transport et date requise.
• Planifier les cueillettes, suivre les numéros de repérage et transmettre les informations d’expédition aux personnes concernées.
• Tenir à jour les registres et conserver les documents d’expédition afin d’assurer la traçabilité des envois.
• Communiquer avec les transporteurs pour résoudre les problèmes courants de livraison et signaler rapidement tout retard ou écart.
• Collaborer étroitement avec le magasin pour la préparation, la remise et la réception des colis, tout en respectant les procédures de l’entreprise.
• Assurer la confidentialité des informations et contribuer à l’amélioration continue des méthodes administratives et logistiques.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Formation en secrétariat, bureautique, administration ou expérience pertinente équivalente.
• Expérience en réception, en soutien administratif ou en service à la clientèle.
• Expérience avec les plateformes de transporteurs et les documents d’expédition, un atout.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et facilité à apprendre de nouveaux outils informatiques.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit, plusieurs clients et fournisseurs anglophones.
• Sens de l’organisation, rigueur et grande attention aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs demandes, à établir les priorités et à travailler efficacement sous pression.
• Professionnalisme, courtoisie, discrétion et excellent sens du service à la clientèle.
• Initiative, autonomie et débrouillardise reconnues.
• Facilité à communiquer et à travailler en équipe dans un environnement manufacturier.
• Capacité à manipuler occasionnellement de petits colis.