Technicien(ne) aux comptes recevables

Sous la supervision de la Directrice financière, le ou la Technicien(ne) aux comptes recevables assure le cycle complet des comptes clients, de leur création au recouvrement, dans un environnement de gestion de projets. La personne prend en charge l’administration des commandes, la facturation, les encaissements et le suivi des créances, tout en veillant à l’exactitude des données financières et fiscales. Elle collabore avec les équipes internes et assure le soutien et le remplacement du Technicien aux comptes payables au besoin.

Gérer les comptes clients

• Créer les comptes clients et assurer l’exactitude des informations administratives et financières.

• Vérifier la conformité fiscale et l’application des taxes de vente selon les juridictions applicables.

• Mettre à jour les dossiers clients dans l’ERP Genius.

• Répondre aux demandes relatives à la facturation et aux comptes clients.

Administrer les commandes et les projets

• Créer les commandes clients, les jobs et les items requis dans l’ERP.

• Importer les budgets associés aux commandes et en vérifier la conformité.

• Collaborer avec les chargés de projets et les équipes internes pour obtenir les informations nécessaires à la facturation.

• Assurer l’intégrité et la mise à jour des données administratives liées aux projets.

Planifier et effectuer la facturation

• Planifier, avec les chargés de projets, la facturation selon les modalités contractuelles.

• Préparer et émettre les factures des projets, des installations et des pièces de rechange (spare parts) selon les échéanciers établis.

• Vérifier l’exactitude des documents avant leur transmission aux clients.

• Effectuer les ajustements, crédits et corrections requis.

Assurer les encaissements et le recouvrement

• Enregistrer les paiements reçus et effectuer les encaissements dans les systèmes comptables.

• Suivre les comptes en souffrance, effectuer les activités de recouvrement et assurer le suivi des promesses de paiement, en escaladant les situations problématiques au besoin.

• Produire et transmettre les états de compte ainsi que les rapports sur les comptes recevables et leur ancienneté.

• Coordonner des rencontres avec les chargés de projets pour réviser l’âge des comptes.

Collaborer et soutenir l’équipe financière

• Participer aux fermetures de période et aux conciliations liées aux comptes clients.

• Collaborer avec les équipes des ventes, des projets, du service, de l’approvisionnement et de la comptabilité pour résoudre les écarts et les problèmes administratifs.

• Contribuer à l’amélioration continue des processus et veiller au respect des politiques, procédures et contrôles internes.

Assurer le remplacement aux comptes payables

• Agir comme personne-ressource en relève du Technicien aux comptes payables.

• Saisir et traiter les factures fournisseurs, participer aux paiements et effectuer les tâches administratives connexes au besoin.

• Assurer la continuité des opérations financières durant les absences ou les périodes de forte activité.

PROFIL DE COMPÉTENCES

Formation académique

• Détenir un DEC en comptabilité ou toute autre formation pertinente.
• Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.

Expérience

• Minimum de trois (3) à cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience en gestion des comptes recevables et en facturation.
• Expérience dans un environnement manufacturier ou de gestion de projets (atout).
• Expérience avec un système ERP (atout).

Connaissances spécifiques

• Excellente connaissance du cycle complet des comptes recevables.
• Bonne connaissance des taxes de vente canadiennes et américaines.
• Connaissance des pratiques de collection.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance d'un système ERP et d'un logiciel comptable.
• Capacité à communiquer en anglais, principalement à l'écrit, afin d'échanger avec les clients et partenaires hors Québec.

COMPÉTENCES CLÉS

• Fait preuve de rigueur et d'un grand souci du détail.
• Démontre un excellent sens de l'organisation et de la planification.
• Gère efficacement plusieurs dossiers simultanément.
• Fait preuve d'autonomie et d'initiative.
• Analyse rapidement les situations et propose des solutions adaptées.
• Communique efficacement avec les clients et les équipes internes.
• Maintient un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
• Favorise la collaboration et le travail d'équipe.
• Oriente ses actions vers le service à la clientèle et les résultats.
• Respecte les échéanciers et fait preuve d'un excellent suivi.

AUTRES EXIGENCES

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique en constante évolution.
• Disponibilité à répondre occasionnellement à certaines demandes urgentes liées aux opérations financières.
• Engagement envers les valeurs de collaboration, d'intégrité et d'amélioration continue de l'entreprise.