SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS (1109) au CCSSSBJ

DESCRIPTION
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Apporter un soutien au directeur du déploiement du programme et au responsable de la gestion du programme de formation des sages-femmes (MEP)/PPRO. Le titulaire du poste assure le soutien administratif du Programme, en ce qui concerne :
• Soutenir le fonctionnement logistique et administratif quotidien du programme de formation des sages-femmes ;
• Développement de contenu MEP :
o Préparer du matériel de formation textuel et numérique en collaboration avec des experts en la matière ; y compris des modèles et des modifications pour le matériel éducatif, d'évaluation et de promotion ;
o Maintenir et améliorer l'organisation des fichiers numériques MEP ;
o Préparer les horaires des cours et des modules de formation selon les demandes ;
o Développer et maintenir des systèmes de classement et de suivi des dossiers des étudiants, des modules, de la documentation des partenariats, etc. ;
o Assurer la logistique des activités virtuelles et en personne du MEP ;
o Créer, maintenir et mettre à jour, en collaboration avec des experts en la matière, les bases de données et les répertoires d'aptitudes et de compétences du MEP ;
o Créer des graphiques ou des présentations visuelles d'informations, selon les besoins ;
o Créer et formater des présentations et du matériel, selon les besoins.
• Personnel MEP, mentor et intégration des étudiants, formation et soutien :
o Orienter et soutenir le personnel, les mentors et les étudiants du MEP concernant les politiques et procédures du MEP ;
o Collaborer aux activités d'orientation des étudiants;
o Participer aux séances d'information sur le programme;
o Soutenir les étudiants concernant les informations sur le programme et les cours. besoins logistiques et administratifs du programme.
• Soutien administratif et logistique :
o Assurer les préparatifs de voyage ;
o Assurer la coordination et la logistique des événements pour les activités d'apprentissage structurées du MEP, la sensibilisation communautaire, etc. ;
o Préparer les budgets et les rapports financiers ;
o Effectuer les demandes de biens & services, les bons de commande, recevoir les devis et les factures, faire le suivi des paiements, etc.;
o Créer et maintenir des systèmes et des procédures de classement ;
o Fournir un support technique à l'équipe MEP concernant Teams, MS Office, etc.;
o Préparer les procès-verbaux des réunions ;
o Assurer le support aux activités d'enregistrement audio et vidéo et à l'archivage.

EXIGENCES
Éducation:
• Doit détenir un baccalauréat en sciences administratives, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline académique appropriée.

Expérience :
• Expérience de travail avec des sages-femmes autochtones ou des organisations de sages-femmes autochtones, un atout précieux.

Connaissances et capacités :
• Très solides compétences en MS Office et en technologies de l'information ;
• Excellentes compétences en résolution de problèmes et en communication écrite et orale ;
• Sensibilisation à la culture et aux besoins cris et démonstration de connaissance des principes de sécurité culturelle, un atout précieux;
• Excellentes compétences en organisation et en coordination d'événements;
• Bonne capacité de partenariat et de collaboration interprofessionnelle;
• Facilité d'adaptation et capacité évidente à travailler en équipe ;
• Fort sentiment d'autonomie professionnelle.

LANGUES
• Maîtrise de l’anglais;
• Maîtrise du français et Cri sont un atout.

AUTRE
• Permis de conduire et accès à une voiture (atout);
• Disposé à voyager dans toutes les communautés.