Secrétaire-réceptionniste (contrat temporaire)

Un de nos clients, une résidence pour des personnes âgées, se trouve à la recherche une personne pour un contrat temporaire.

Il/elle assure un accueil chaleureux, professionnel et sécuritaire, tout en contribuant au bon fonctionnement administratif et opérationnel du milieu de vie. Par sa présence, il/elle participe à créer un environnement rassurant, structuré et respectueux pour l’ensemble des personnes présentes dans la résidence.

Salaire : 21,50$

Horaire : 7 à 15h30, du lundi au vendredi

Lieu de travail : Saint-Eustache

Principales tâches et responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques, identifier les interlocuteurs, transférer les appels ou prendre et transmettre les messages.
• Assurer le suivi de la boîte vocale de l’accueil.
• Programmer les numéros de téléphone et ajuster les paramètres requis au besoin.
• Assurer le basculement des appels vers le poste désigné à la fin de son quart de travail
• Accueillir les visiteurs, les renseigner et valider leur identité avant de leur permettre l’accès à la résidence.
• Assurer une présence à l’accueil et répondre aux demandes des résidents, des familles et des visiteurs.
• Accueillir les médecins consultants et aviser les résidents concernés.
• Offrir un soutien aux personnes lors de leurs déplacements, au besoin
• Exercer une vigilance constante des allées et venues.
• S’assurer que les portes et issues sont sécurisées, notamment à l’aide des caméras de surveillance.
• Porter assistance aux personnes présentes dans les aires communes lorsque requis.
• Signaler toute situation inhabituelle et aviser les personnes responsables en cas d’urgence
• Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis.
• Effectuer les envois postaux et par messager.
• Assurer la réception des colis et leur distribution aux personnes concernées
• Effectuer diverses tâches administratives (classement, reproduction, impression de documents).
• Classer les factures approuvées et les transmettre aux comptes payables.
• Assurer la tenue et la gestion des fournitures administratives (commandes, réception, distribution).
• Tenir à jour différentes listes administratives (employés, coordonnées, informations pertinentes).
• Effectuer l’ouverture des dossiers employés et recueillir les documents requis pour la paie.
• Assurer la circulation de l’information et la transmission des messages aux équipes.
• Diffuser les communications internes.
• Collaborer avec la direction lors de l’accueil de nouveaux résidents ou de séjours temporaires.
• Assurer la gestion de la caisse (ex. coupons repas, services ponctuels) et en faire le suivi administratif.
• Tenir à jour certains outils internes (menus, calendriers, informations quotidiennes).
• Informer la direction du nombre de résidents présents, selon les besoins.
• Maintenir un espace d’accueil propre, organisé et fonctionnel.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la direction.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat, bureautique, administration ou dans un domaine connexe.
• Minimum un (1) an d’expérience en réception ou dans un rôle administratif.
• Expérience en milieu de vie (RPA, RI, CHSLD ou milieu communautaire), un atout.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite bureautique.
• Toute combinaison équivalente de formation pertinente pourra être considérée.

Qualités recherchées

• Sens de l’accueil et du service à la clientèle développé.
• Discrétion et professionnalisme.
• Sens de l’organisation et gestion des priorités.
• Autonomie et fiabilité.
• Bon jugement et vigilance.
• Aisance à interagir avec une clientèle en perte d’autonomie.
• Capacité à communiquer avec respect et clarté.
• Esprit d’équipe et attitude collaborative.