Préposé(e) juridique, Service du greffe et des affaires juridiques, statut régulier

DESCRIPTION SOMMAIRE :

Sous l'autorité du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat ainsi que des tâches administratives relatives au domaine du droit en soutien aux gestionnaires. Elle participe à la préparation de chacune des étapes d’un volume important de dossiers.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

1. Assure le suivi des échéances, notamment concernant les délais de prescription prévus par la loi, et des dossiers juridiques entre autres par la préparation d’accusés de réception, de lettres de négation de responsabilité et de lettres d’offres de règlement;

2. Transcrit, révise et corrige des lettres telles que des procédures, des textes juridiques, des avis juridiques, des règlements, des procès-verbaux ainsi que des demandes introductives d’instances ou défenses;

3. Procède à la notification de procédures judiciaires;

4. Collabore à la préparation et au suivi administratif des séances du conseil municipal; recueille, vérifie et regroupe les documents requis, prépare la documentation selon les directives reçues, puis assure la transmission et le suivi administratif de la documentation;

5. Travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires afin de les assister à l’intérieur de leurs fonctions administratives. Prépare divers documents nécessaires pour les rencontres, fait les recherches et consultations préalables, répond aux demandes courantes et fait le suivi des tâches administratives;

6. Assure, selon les informations, la gestion de l’agenda des gestionnaires; fixe les rendez-vous, convoque les personnes aux réunions, fait les arrangements nécessaires aux déplacements afin d’assurer la coordination des disponibilités en regard des priorités;

7. Accueille et renseigne les visiteurs;

8. Reçoit et traite les appels téléphoniques et les diverses demandes, recueille les renseignements pertinents, répond aux demandes courantes ou les dirige vers les personnes concernées, puis assure les suivis nécessaires en fonction des priorités établies;

9. Effectue le classement et veille à la circulation des documents de ses supérieurs et de son service;

10. Recueille, vérifie, compile et tient à jour diverses données relatives aux activités du Service et à l’application des politiques et procédures administratives internes; produit les rapports, tableaux, listes, statistiques et autres outils nécessaires au suivi administratif des dossiers;

11 Prépare et assure le suivi des réquisitions et des demandes d'achat de matériel, de services ou de fournitures; effectue des relances et communique avec les fournisseurs ou le Service d'approvisionnement pour différents suivis; vérifie la conformité des bons de livraison et des factures, signale les irrégularités, adresse les demandes de crédits ou de remboursements;

12. Développe, prépare et propose à son supérieur des recommandations en vue d'améliorer des méthodes de travail telles que le suivi auprès des autres services de la Ville et autres;

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accommodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE : 

• D.E.P. en secrétariat;
• A.S.P. (attestation spécialisation juridique) représente un atout;
• 12 à 18 mois d’expérience en secrétariat;
• Maîtrise de Microsoft 365;
• Excellente connaissance du français parlé et écrit;
• Connaissance de l’anglais, un atout.

QUALITÉS REQUISES : 

• Esprit d’analyse et de synthèse
• Sens de l’organisation et des priorités
• Rigueur et souci de la qualité
• Autonomie et initiative
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à respecter les échéances
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Habiletés relationnelles
• Flexibilité et capacité d’adaptation