Préposé(e) à la préparation et à l’aménagement des salles de réunion

Sous la responsabilité du service concerné de l’Hôtel de ville de Québec, le ou la préposé(e) aux salles de réunion assure la préparation, la mise en place et le rangement des salles destinées aux rencontres, réunions, séances et événements internes ou externes. Il ou elle effectue également des tâches de soutien administratif de base liées à l’organisation des rencontres.

Principales responsabilités :

• Préparer et disposer les salles selon les besoins (disposition des tables et des chaises, pose des nappes, installation des accessoires) ;
• Mettre à disposition les pichets et bouteilles d’eau, les verres, le matériel de prise de notes (blocs, crayons, etc.) et tout autre accessoire requis ;
• Vérifier le bon état des lieux et du matériel avant chaque utilisation et s’assurer du respect des normes d’hygiène, de salubrité et de sécurité ;
• Assurer le service de base lié aux rencontres (eau, pauses, etc.) de façon discrète et professionnelle ;
• Débarrasser les tables à la fin des rencontres, nettoyer et ranger le matériel, remettre les salles en ordre ;
• Effectuer de la saisie de données et l’envoi de courriels via Outlook (confirmations, suivis, transmissions d’informations relatives aux rencontres, etc.) ;
• Effectuer les tâches connexes de logistique légère et de maintien de la propreté des espaces de réunion ;
• Collaborer avec les autres services (accueil, protocole, sécurité, etc.) pour le bon déroulement des activités.

Profil recherché :

• Expérience dans les domaines du service, de la restauration, de l’hôtellerie, des banquets ou de la logistique événementielle (un atout important) ;
• Connaissance fonctionnelle de l’outil Outlook (saisie et envoi de courriels) et aisance de base avec l’informatique ;
• Sens du service, discrétion, professionnalisme et bon jugement ;
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe ;
• Bonne condition physique (manutention de tables et de chaises) ;
• Disponibilité du lundi au vendredi (poste à temps plein) ;
• Maîtrise du français (parlé et écrit).

Autonomie, rigueur et bon sens de l'organisation - Gestion du temps et respect des délais -  Communication claire et professionnelle