Coordonnateur(trice) des ventes junior

Relevant de la Directrice des ventes, le ou la Coordonnateur(trice) aux ventes junior assure le soutien opérationnel de l’équipe des ventes et contribue à la gestion administrative et à la mise à jour des informations relatives aux produits de l’entreprise. La personne titulaire du poste assure notamment le traitement et le suivi des commandes, la préparation de documents destinés aux clients et aux représentants, ainsi que la coordination de certaines informations avec les différents départements.

Elle est également responsable de la création, de la saisie et de la mise à jour des informations et des codes produits dans le système ERP Syspro, tant pour les nouveaux produits que pour les modifications apportées aux produits existants. Elle collabore avec les ventes, l’infographie, la production et les autres départements concernés afin de s’assurer que les informations produits sont exactes, complètes et disponibles pour les besoins opérationnels et commerciaux.

Le poste comprend également certaines responsabilités liées à la validation des informations graphiques et des épreuves dans le cadre du traitement des commandes, sans toutefois remplacer les responsabilités techniques du département d’infographie.

Fonctions essentielles et tâches

Soutien aux ventes

• Générer et transmettre les rapports hebdomadaires d’inventaire aux représentants et aux détaillants ;
• Effectuer quotidiennement le suivi des commandes ouvertes jusqu’à leur réception et assurer les relances nécessaires afin de respecter les délais prévus ;
• Répondre aux demandes des clients et soutenir les représentants dans leurs activités quotidiennes ;
• Recevoir, saisir, modifier et traiter les commandes dans le système ERP ;
• Préparer et transmettre divers documents aux clients et aux représentants, notamment les promotions, soumissions, programmes et listes d’inventaire ;
• Fournir des informations précises concernant les produits, prix, les disponibilités et les délais de livraison ;
• Effectuer des suivis auprès des clients, notamment à la suite d’événements promotionnels ;
• Traiter les demandes particulières et les situations nécessitant une coordination entre départements ;
• Gérer les plaintes clients de façon professionnelle et courtoise, afin de garantir leur satisfaction.

Gestion et mise à jour des produits dans Syspro (ERP)

• Créer les codes des nouveaux produits dans Syspro selon les informations et procédures établies ;
• Modifier les codes et mettre à jour les informations des produits existants lorsque requis ;
• Saisir et maintenir à jour les informations relatives aux produits, notamment les descriptions, caractéristiques, prix, catégories ou les unités ;
• Vérifier l’exactitude, la cohérence et l’intégralité des informations saisies avant leur utilisation par les différents départements ;
• S’assurer que les informations produits requises sont disponibles en français et en anglais, afin de permettre leur compréhension par les employés, clients et fournisseurs ;
• Collaborer au déploiement des nouveaux produits afin d’assurer que les informations sont dans le système ;
• Signaler les informations manquantes, les incohérences ou les anomalies liées aux données produits ;
• Assurer le suivi des demandes de création ou de modification de produits jusqu’à leur complétion.

Coordination avec le département d’infographie et suivi des épreuves

• Réviser les informations relatives à une commande avant la transmission des épreuves au client lorsque requis ;
• Vérifier la cohérence entre les informations de la commande, les spécifications du produit et les éléments visuels fournis ;
• Soumettre les épreuves aux clients et assurer les suivis jusqu’à l’obtention des approbations ;
• Transmettre au département d’infographie les corrections ou modifications demandées par les clients ;
• Acheminer les commandes approuvées aux départements concernés en s’assurant que les informations nécessaires sont disponibles ;
• Signaler toute erreur, incohérence ou information manquante pouvant avoir une incidence sur une commande ou sa mise en production ;
• Assurer le suivi des approbations et des échéanciers liés aux commandes.

Soutien administratif et gestion de l’information

• Gérer la documentation liée aux ventes, notamment les contrats, rapports, tableaux de suivi et autres documents administratifs ;
• Préparer et mettre à jour les documents et outils nécessaires au suivi des activités commerciales et à la production d’indicateurs de performance ;
• Maintenir à jour les informations et exigences communiquées par les clients et les équipes internes ;
• Assurer l’exactitude et l’intégrité des informations saisies dans le systèmes et les documents ;
• Maintenir ses connaissances à jour concernant les produits, les prix, les procédures, les systèmes et les changements opérationnels ;
• Classer et archiver les documents conformément aux procédures établies ;
• Participer à l’amélioration continue des processus, outils et méthodes de travail du département des ventes en proposant des idées et des solutions.

Collaboration interdépartementale

• Collaborer avec les départements des ventes, de l’infographie, de la production, des achats, de l’expédition, du service à la clientèle et des finances selon les besoins ;
• Assurer la circulation des informations nécessaires au traitement des commandes et au développement ou au lancement des nouveaux produits ;
• Effectuer les suivis auprès des différents départements afin de faire avancer les dossiers et de résoudre les situations nécessitant une intervention concertée ;
• Communiquer rapidement toute information importante pouvant avoir une incidence sur les commandes, les produits, les délais ou les clients ;
• Participer à la résolution des problèmes liés aux commandes, aux produits et aux informations disponibles dans les systèmes.

Autres responsabilités

• Participer aux réunions d’équipe du service des ventes ;
• Appuyer l’équipe lors des périodes de pointe, des promotions et des événements commerciaux ;
• Participer aux salons commerciaux et collaborer à leur préparation logistique et matérielle ;
• Remplacer ou soutenir les membres de l’équipe lors d’absences ou de périodes de pointe ;
• Respecter les politiques, procédures et normes de qualité et de santé et sécurité de l’entreprise ;
• Effectuer toute autre tâche connexe pouvant être demandée par la supérieure immédiate.

Compétences techniques

• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel et PowerPoint ;
• Expérience ou bonne compréhension d’un système ERP; une connaissance de Syspro constitue un atout ;
• Bonne capacité à saisir, structurer, vérifier et maintenir des données dans des systèmes informatiques ;
• Connaissance des processus de traitement des commandes et de soutien aux ventes ;
• Capacité à créer, modifier et mettre à jour des codes et informations produits dans un système de gestion ;
• Capacité à effectuer des vérifications détaillées de documents, commandes, informations produits et données saisies ;
• Bonne compréhension des étapes liées au traitement d’une commande, de sa saisie jusqu’à son approbation et son suivi ;
• Connaissance du domaine graphique, de l’impression ou des produits personnalisés constitue un atout ;
• Facilité à apprendre et à utiliser différents logiciels, plateformes et outils informatiques.

Habiletés et attitudes

• Excellentes habiletés de communication et capacité à transmettre clairement l’information ;
• Sens aigu du service à la clientèle et attitude professionnelle ;
• Grande capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers ;
• Grand souci du détail, de la précision et de la qualité du travail ;
• Rigueur et minutie dans la saisie et la validation des informations ;
• Bonne capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;
• Autonomie, initiative et jugement dans l’exécution des responsabilités ;
• Capacité à travailler efficacement avec un minimum de supervision ;
• Capacité à s’adapter aux changements et aux priorités variables ;
• Aptitude à collaborer efficacement avec différents départements et intervenants ;
• Professionnalisme, courtoisie et diplomatie dans les communications avec les clients et les collègues ;
• Capacité à demeurer efficace dans un environnement comportant plusieurs demandes et des échéanciers parfois serrés ;
• Esprit d’équipe et attitude orientée vers la recherche de solutions.

Compétences linguistiques

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Bonne maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin de communiquer avec les clients, représentants et partenaires anglophones.

Diplômes et formation

• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre formation ou expérience équivalente ;

Expériences : d’un (1) à trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire.