Coordonnateur de copropriété

Syndicat des copropriétaires du 12 Jardins de Mérici est à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de copropriété pour se joindre à son équipe et contribuer à la gestion et au bon fonctionnement de notre immeuble en copropriété.

Mandat principal

Sous l’autorité du conseil d’administration, le coordonnateur assite le conseil d’administration et assure la gestion administrative du Syndicat. Il met en œuvre les décisions du conseil d’administration et assure les suivis administratifs et opérationnels courants pour le Syndicat. Il supervise le travail du concierge.

Responsabilités principales
Soutien administratif

• Tenir à jour les dossiers, les listes de contacts et les calendriers d’entretien.
• Préparer les documents pour les réunions du conseil d’administration
• Assister au conseil d’administration en tant qu’invité
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
• Recevoir les demandes, les plaintes et les signalements des copropriétaires. Les consigner et en assurer le suivi.
• Assurer le classement et la confidentialité des documents, conformément aux règles du syndicat.

Coordination quotidienne

• Surveiller le respect des règles de la copropriété et des décisions du conseil d’administration
• Coordonner les travaux d’entretien de l’immeuble.
• Superviser les travaux des fournisseurs
• Préparer les dossiers de rénovations des parties privatives et assurer le lien avec l’architecte et effectuer des visites de chantier pour s’assurer que les travaux respectent l’autorisation
• Coordonner et documenter le règlement des sinistres
• Faire des tournées régulières des espaces communs et signaler les anomalies.
• Informer rapidement le conseil d’administration de toute urgence, dépense imprévue ou situation à risque.

Supervision du concierge

• Planifier les tâches hebdomadaires et saisonnières du concierge
• Transmettre les priorités et les consignes approuvées.
• Vérifier la qualité du travail et demander les correctifs nécessaires.
• Assurer le suivi de l’horaire, des absences et des besoins de remplacement

Reddition de comptes

• Maintenir à jour une liste des dossiers en cours, des échéances et de leur état d’avancement.
• Présenter périodiquement cette liste au conseil d’administration
• Soumettre pour décision au conseil d’administration tout dossier qui dépasse son mandat ou les autorisations reçues.

Conditions particulières

Poste à mi-temps avec présence régulière dans l’immeuble selon l’horaire convenu.

• Disponibilité occasionnelle lors d’une urgence, d’une réunion ou d’une rencontre.
• Évaluation annuelle par le conseil d’administration.
• Salaire 32,00 $ l’heure
• Vacances, selon les normes du travail
  • 1 jour par mois pour la première année
  • 4%, 2 semaines pour les 3 années suivantes
  • 6% 3 semaines pour les 6 années subséquentes de service
• Remboursement du kilométrage pour les déplacements liés au travail

Qualifications et qualités

• Diplôme en techniques administratives ou formation et expérience équivalentes.
• Expérience en administration, en gestion immobilière ou en copropriété, un atout.
• Bonne maîtrise du français parler et écrit
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, d’Excel, Outlook et outils de gestion documentaire.
• Organisation, autonomie, jugement, discrétion et sens des priorités.
• Tact, diplomatie et capacité à superviser du personnel.