Commis à l'administration

Sous la supervision de l'équipe de gestion de la Basilique, le ou la titulaire du poste de commis à l’administration assure un soutien administratif, financier et logistique lié aux activités touristiques, événementielles et opérationnelles de la Basilique Notre-Dame. La personne répond aux demandes d’information, traite certaines transactions et dépôts, prépare divers documents administratifs, tient à jour les calendriers et tableaux de suivi, et contribue au bon déroulement des activités quotidiennes en collaboration avec les différentes équipes.

Horaire de travail
Du mardi au samedi, de 11 h à 19 h. L'horaire est sujet à changement selon les dispositions de la convention collective.

Description des tâches

• Répond au téléphone, répond aux questions relatives aux activités touristiques et redirige toutes les questions concernant la pastorale vers la secrétaire-pastorale;
• Prépare les factures pour location de salle et toutes autres activités évènementielles ou touristiques;
• Procède aux dépôts en espèces des quêtes et des troncs;
• Effectue le dépôt de fin de journée du secrétariat;
• Réponds aux questions de la boîte courriel information et répartie les courriels selon les demandes;
• Traite les transactions monétaires en personne pour les gens ne pouvant le faire par téléphone;
• Prépare les reçus d’impôt et commande les boîtes d’enveloppe de quête;
• Prépare les mémos ou notes logistiques pour les événements;
• Tiens à jour le calendrier des événements;
• Effectue des commandes par téléphone ou par courriel à la demande de la direction;
• Met à jour le tableau de vacances;
• Coordonne les réservations pour les chorales;
• Coordonne les commandes de papeterie;
• Toutes autres tâches connexes.

• Posséder un diplôme d’études collégiales en comptabilité ou en finance ou toute combinaison formation-expérience jugée équivalente;
• Posséder au moins 2 ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires;
• Bon sens de la planification et de l’organisation du travail;
• Bonne capacité de concentration et d’analyse;
• Maîtrise du français tant oral qu’écrit;
• Rigueur;
• Connaissance des logiciels Word, Excel, Zoom, Business Central (ou habiletés à apprendre de nouveaux logiciels)
• Connaissance des règlements en vigueur à la basilique;
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit de niveau intermédiaire requise. La personne titulaire du poste communique quotidiennement en anglais avec la clientèle internationale de la Basilique Notre‑Dame, principalement par courriel et par téléphone. Environ 40 % des échanges se déroulent en anglais afin de répondre aux demandes d’information et de traiter les requêtes des visiteurs dont la langue d’usage est l’anglais.