Analyste - Contrôle de la documentation

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La personne retenue pour le poste d’analyste - Contrôle de la documentation doit aider les responsables et rédacteurs de documents à respecter les normes et processus du système de gestion des documents et des dossiers de l’entreprise. Au moyen d’audits et d’examens périodiques des pratiques de gestion des documents, la personne retenue veille à la conformité à la réglementation et aux directives stratégiques de Transports Canada et aux normes IOSA pour la gestion des documents.

Elle surveille et suit les mises à jour des documents de source interne, dont ceux des fabricants d’équipement d’origine, de Transports Canada et de l’IATA, entre autres (au besoin), ainsi que les progrès de la révision des documents internes pour s’assurer que tous les documents contrôlés sont mis à jour et classés dans les délais prescrits.

Le poste peut-être basé à Montréal, Toronto ou Vancouver.

Responsabilités:

• Maintenir à jour ses connaissances quant aux normes et exigences applicables de l’industrie (IOSA, Règlement de l’aviation canadien) relatives à la gestion de documents et de dossiers.
• Élaborer et tenir à jour, au nom de l’Exploitation, un système de saisie et de suivi des révisions des documents et des publications externes applicables aux publications de l’Exploitation d’Air Canada; suivre la progression de leur intégration.
• Élaborer et tenir à jour, au nom de l’Exploitation, un système de saisie et de suivi des révisions des documents et des publications internes touchant les publications de l’Exploitation d’Air Canada; suivre la progression de l’harmonisation et de leur intégration. Vérifier que les responsables de documents touchés sont informés des changements en attente.
• Préparer des rapports trimestriels à l’intention du gestionnaire des opérations sur l’état des révisions documentaires, les progrès réalisés par rapport aux délais établis ainsi que les mesures connexes liées à l’adoption et à la conformité aux meilleures pratiques de gestion documentaire.
• En soutien direct au chef de service - Processus et Contrôle de la documentation, travailler avec les responsables de documents à la mise en œuvre et à la tenue à jour de normes de gestion des documents pour les Opérations aériennes et d’autres directions liées à la clientèle de l’Exploitation.
• Veiller à une utilisation optimale du système de gestion des documents de l’entreprise en ce qui a trait aux processus et aux mécanismes de contrôle de l’harmonisation du contenu entre les documents. Travailler directement avec les responsables de documents et les chefs de la Documentation de l’Exploitation pour cerner des solutions potentielles aux problèmes observés.
• Saisir et signaler au chef de service - Processus et Contrôle de la documentation les ajouts détectés ou les changements aux exigences du système de gestions des documents de l’entreprise, selon la rétroaction des responsables de documents ou les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.
• Agir à titre de remplaçant principal pour le chef de service - Processus et Contrôle de la documentation pour la transformation de tous les manuels non XML en manuels XML dans le système de gestion des documents.
• Cerner et soumettre à un échelon supérieur les possibilités d’amélioration de l’expérience des utilisateurs finaux pour tous les documents du service Gestion et contrôle de la documentation.
• Surveiller les normes et les meilleures pratiques de l’industrie en ce qui a trait à la gestion et au contrôle de la documentation et recommander les améliorations pour assurer des processus optimaux.
• Créer et tenir à jour les meilleures pratiques en matière de gestion et de contrôle de la documentation afin de soutenir des processus uniformes, efficaces et conformes au sein de l’Exploitation.
• Élaborer et offrir de la formation, des directives et du soutien aux responsables de documents et aux spécialistes en la matière sur les processus, les normes et les meilleures pratiques de gestion du contenu; cerner les occasions d’améliorer le matériel et les programmes de formation afin de favoriser l’adoption continue et une application uniforme.
• Travailler avec le chef de service - Processus et Contrôle de la documentation afin de documenter, analyser, mettre en œuvre et contrôler les processus de gestion documentaire, en assurant l’application uniforme des normes établies et des meilleures pratiques.
• Fournir une expertise technique aux utilisateurs du système de gestion des documents de l’entreprise quant à l’examen et à la résolution de problèmes techniques ou opérationnels. À la demande du chef de service - Processus et Contrôle de la documentation, transmettre les améliorations apportées aux fonctions et les rapports sur les bogues aux fournisseurs de systèmes.
• En collaboration avec le chef de service - Processus et Contrôle de la documentation, établir des normes vérifiables pour tous les documents et processus de gestion de documents et de dossiers.
• Mener des audits de validation périodiques auprès des responsables de documents et des chefs de la Documentation pour confirmer leur respect des normes établies ou pour déterminer des améliorations éventuelles à apporter à celles-ci.
• Faire preuve de ponctualité et de fiabilité afin de contribuer au succès global de l’équipe dans un environnement au rythme soutenu.

Qualifications

Études

• Diplôme d’études secondaires, au minimum.
• Formation officielle sur la gestion de documents réussie dans les trois mois suivant la nomination.
• Formation officielle sur le Système de gestion de la sécurité réussie dans les trois mois suivant la nomination.
• Formation reconnue en rédaction technique, un atout.
• Formation reconnue ou expérience pratique en XML Schema, Transformation et StyleSheet/CSS.
• Formation reconnue sur Adobe de Microsoft ou un logiciel de production de documents semblable, un atout.

Expérience et connaissance du secteur

• Plus de 3 ans d’expérience dans le domaine de l’aviation, incluant une connaissance approfondie des procédures opérationnelles quotidiennes d’une compagnie aérienne et d’un aéroport, ainsi que des interdépendances entre celles-ci.
• Expérience au sein d’une exploitation aérienne canadienne régie par le Règlement de l’aviation canadien (RAC), avec une bonne connaissance des opérations aériennes et des interdépendances entre les différentes fonctions opérationnelles.
• Une expérience auprès d’un exploitant aérien commercial visé par les sous-parties 704 ou 705 est considérée comme un atout.
• Expérience de soutien à la gestion documentaire, au contrôle des publications techniques, à la conformité réglementaire, à l’assurance qualité ou à des processus de gouvernance similaires dans un environnement hautement réglementé.
• Connaissance approfondie des principes de conception et de gestion des documents techniques, y compris la gestion du cycle de vie des documents, le contrôle des versions et les exigences en matière d’audit.
• Expérience de travail dans des environnements de publication fondés sur XML, y compris l’utilisation de XSLT/CSS pour produire du contenu en formats HTML, PDF et propres aux DAE (EFB).
• Étendue des connaissances du secteur professionnel ou commercial nécessaires pour le poste
• Connaissance des règlements et des normes de Transports Canada (Règlement de l’aviation canadien).
• Connaissance des règlements et exigences des organismes de réglementation étrangers semblables (p. ex., FAR, JAR-Ops).
• Connaissance des normes de l’OACI, des pratiques recommandées et des annexes applicables.
• Connaissance des exigences et des pratiques approuvées de l’audit sur la sécurité opérationnelle de l’IATA (IOSA), des marches à suivre techniques, des politiques et des procédures d’utilisation normalisées d’Air Canada, et des meilleures pratiques du réseau Star Alliance, un atout.
• Expérience de la coordination d’activités auprès de groupes de parties prenantes nombreux et diversifiés, un atout.
• Expérience en analyse de processus, en gestion du changement, en gestion de projets ou avec des logiciels de production de rapports constitue un atout.
• Expérience de l’élaboration, de la prestation ou du soutien de formations.

Conditions d’emploi :

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.