Agent (e) de soutien aux opérations - Usine de Granby

Relevant du directeur d'usine, l'agent ou agente de soutien aux opérations à comme fonction d'assurer le soutien administratif, logistique et opérationnel nécessaire au fonctionnement efficace de l’unité. Par la fiabilité de ses suivis, de ses transactions et de sa coordination, la personne facilite le travail de l’équipe et permet au directeur d’usine de consacrer davantage de temps aux activités techniques, à l’accompagnement des employés et aux enjeux qui nécessitent son expertise.

Le poste combine du travail de bureau et une présence régulière sur le plancher. Il ne comporte aucune autorité hiérarchique et n’a pas pour objectif de remplacer le directeur d’usine ou une ressource technique spécialisée.

Tâches & responsabilités:

Responsabilités – Général :

• Applique rigoureusement les normes et politiques en matière de santé, sécurité et hygiène au travail.
• Maintien un environnement de travail et de stockage ordonné et propre.
• Travaille sous la supervision du directeur d’usine et collabore avec les machinistes, les opérateurs ainsi qu’avec les services de soutien de l'usine de Québec.
• Prend en charge les tâches qui lui sont confiées à l’intérieur de méthodes, de priorités et de limites d’autorité clairement établies.
• Prépare l’information, effectue les transactions, coordonne les suivis et signale rapidement les écarts ou situations nécessitant une décision du directeur ou d’un service spécialisé.
• Contribue à l’entraide propre à une petite équipe, sans devenir une ressource de maintenance, un opérateur de machine CNC ou un opérateur de scie.
• Agit comme point de contact de première ligne pour l’unité de Québec et dirige les demandes vers les ressources appropriées.

Responsabilités – Administration de la production et systèmes

• Applique rigoureusement les normes et politiques en matière de santé, sécurité et hygiène au travail.
• Maintien un environnement de travail et de stockage ordonné et propre.
• Travaille sous la supervision du directeur d’usine et collabore avec les machinistes, les opérateurs ainsi qu’avec les services de soutien de l'usine de Québec.
• Prend en charge les tâches qui lui sont confiées à l’intérieur de méthodes, de priorités et de limites d’autorité clairement établies.
• Prépare l’information, effectue les transactions, coordonne les suivis et signale rapidement les écarts ou situations nécessitant une décision du directeur ou d’un service spécialisé.
• Contribue à l’entraide propre à une petite équipe, sans devenir une ressource de maintenance, un opérateur de machine CNC ou un opérateur de scie.
• Agit comme point de contact de première ligne pour l’unité de Québec et dirige les demandes vers les ressources appropriées.

Responsabilités – Administration de la production et systèmes

• Effectue les transactions et suivis administratifs requis dans Epicor et Liggo, conformément aux processus établis.
• Vérifie la cohérence des quantités produites, des matières affectées, des poinçons et de l’état des ordres de fabrication; corrige les éléments relevant de son autorité ou prépare l’information nécessaire à leur correction.
• Ajuste et ferme les ordres ou projets terminés selon les règles applicables et s’assure que les données reflètent fidèlement la réalité des opérations.
• Releve les anomalies, obtien les renseignements manquants et transmet au directeur les situations qui nécessitent une décision, une approbation ou une intervention de gestion.
• Contribue à la fiabilité des données utilisées par Granby et par les services de Québec.

Responsabilités – Réception, identification et expédition

• Reçois administrativement et physiquement les matières premières, l’outillage et les fournitures; vérifie les quantités et signale les écarts ou dommages.
• Crée et imprime les étiquettes requises et s’assure que les matières, pièces et fournitures sont correctement identifiées.
• Compte les pièces, valide les quantités et prépare les renseignements nécessaires aux transferts et aux expéditions vers Québec ou vers les clients et fournisseurs.
• Contribue à l’emballage et à la préparation de boîtes ou de petites palettes lorsque cela est requis et compatible avec le profil du poste.
• Coordonne les suivis administratifs associés aux réceptions, transferts, expéditions et travaux terminés.

Responsabilités – Approvisionnement et soutien aux achats

• Soutien le directeur d’usine dans l’ensemble de ses achats courants de produits et services en communiquant avec les fournisseurs, en recherchant des produits ou services, en demandant l’information requise et en passant les commandes autorisées selon ses directives.
• Effectue le suivi des commandes, des confirmations, des délais et des articles en attente, puis relance les fournisseurs au besoin.
• Va chercher occasionnellement un article chez un fournisseur local lorsqu’une situation urgente le justifie.
• Gère le réapprovisionnement de consommables récurrents identifiés, notamment les fournitures d’usine et certains produits consommables, selon les seuils et méthodes établis.

Responsabilités – Inventaires et fiabilité des stocks

• Participe activement aux décomptes d’inventaire, aux inventaires cycliques et aux validations ponctuelles demandées par l’entreprise.
• Contribue à la fiabilité des stocks de matières, d’outillage et de consommables en comparant les quantités physiques aux données d’Epicor et en documentant les écarts.
• Effectue les ajustements autorisés ou prépare les renseignements nécessaires à leur approbation.
• Assure la réception, l’identification et l’enregistrement de l’outillage dans Epicor, conformément à la procédure établie.
• Soutien le maintien des systèmes de réapprovisionnement établis, lorsqu'applicable.

Responsabilités – Soutien aux processus de qualité et de calibration

• Agit comme point de contact local du service de Contrôle qualité de Québec pour la circulation, la préparation et le suivi des instruments devant être calibrés.
• Tiens à jour les renseignements locaux requis, surveille les échéances communiquées et coordonne les envois et retours d’instruments selon les directives du Contrôle qualité.
• Effectue, à la demande, des tâches administratives ou logistiques liées aux non-conformités, sans se substituer aux personnes responsables de l’analyse technique ou des décisions qualité.
• Participe au tri, au comptage ou à la vérification de pièces lorsque les critères sont clairement établis et ne nécessitent pas une expertise technique spécialisée.

Responsabilités – Services locaux et coordination avec Québec

• Agit comme relais local pour certains fournisseurs et services récurrents, notamment la collecte des copeaux.
• Coordonne les rendez-vous, confirmations, documents et suivis associés aux services locaux confiés.
• Coordonne les activités et les visites des différents représentants techniques externes afin que leurs présences n'entrave pas de façon innoportune les opérations manufacturières.
• Communique efficacement avec les services de Québec et leur transmettre les renseignements, documents ou articles requis.
• Effectue les suivis convenus jusqu’à leur résolution et informe le directeur de tout retard, blocage ou risque pour les opérations.
• Acceuille les différents visiteurs externes qui se présente sur place à l'unité de Granby.

Responsabilités – Soutien léger et ponctuel aux opérations

• Lorsque ses responsabilités principales le permettent, contribue à des travaux légers comme le comptage, l’emballage, l’étiquetage, le lavage de petites pièces dans un équipement prévu à cette fin ou le barattage selon une méthode établie.
• Ces interventions visent l’entraide et le respect des engagements de livraison; elles ne constituent pas la fonction principale du poste.
• Le poste n’inclut pas normalement l’opération de machines CNC ou de scies, la maintenance d’équipements, les travaux mécaniques spécialisés, la manipulation physique des copeaux ni les tâches lourdes ou particulièrement salissantes.

Responsabilités – Projets et amélioration du soutien local

• Contribue à des projets administratifs, logistiques ou de structuration clairement définis, notamment l’implantation ou l’amélioration de systèmes de suivi et de réapprovisionnement.
• Documente les façons de faire qui lui sont confiées afin de rendre les activités récurrentes plus simples, fiables et faciles à transférer.
• Propose des améliorations pratiques dans sa sphère de responsabilité et soutien leur mise en œuvre après approbation.
• Prend progressivement davantage de responsabilités selon ses intérêts, ses capacités démontrées et les besoins de l’unité.

Modalité du poste :

• Possibilité de temps plein ou temps partiel: 40 heures fixes par semaine ou, la répartition des heures peut être adaptée au profil retenu, y compris un horaire de 28 à 32 heures sur quatre jours, pourvu que la couverture des tâches essentielles demeure adéquate.
• Horaire de jour du lundi au vendredi, heure exacte à discuter avec le directeur d’usine.
• Travail en présentiel principalement, à l’unité de Granby, afin de demeurer accessible en personne et près des opérations.
• Une flexibilité ponctuelle de travail à distance peut être accordée pour répondre à des besoins personnels lorsque la nature des tâches, les priorités opérationnelles et les besoins de l’équipe le permettent.

Résultats attendus :

• Les données dans Epicor et Liggo sont exactes, complètes et mises à jour au moment opportun.
• Les réceptions, identifications, comptages, transferts et expéditions sont traités avec rigueur.
• Le directeur dispose d’un soutien fiable pour les achats, les fournisseurs, les suivis et les tâches administratives transférables.
• Les inventaires sont plus fiables et les écarts sont identifiés et traités rapidement.
• Les services de Québec disposent d’un point de contact local efficace.
• La contribution de la personne libère une part mesurable du temps du directeur pour les activités techniques et le soutien sur le plancher.

 Profil d’exigences et de qualifications :

• Bonne aisance avec les outils informatiques et capacité d’apprendre rapidement des logiciels ERP et autre ainsi que les systèmes internes.
• Capacité à effectuer des transactions avec précision, à vérifier des quantités et à détecter les incohérences.
• Capacité à communiquer clairement avec des collègues, fournisseurs et services à distance.
• Possède un niveau intermédiaire en français tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Possède de bonnes connaissances informatiques, en autre avec la suite Office 365 et Teams.
• Avoir un permis de conduire valide et la capacité d'effectuer occasionnellement des courses locales, sera considéré comme un atout.
• Possède des connaissances en espagnol, portugais ou anglais sera considéré comme un atout.
• Détenir un diplôme d’études secondaires ou formation pertinente en administration, logistique, approvisionnement, production ou domaine connexe; une combinaison équivalente de formation et d’expérience est acceptée.
• Expérience en soutien administratif, logistique, inventaire, réception-expédition ou environnement manufacturier, considérée comme un atout important.
• Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées et bon jugement quant aux situations à faire approuver.
• Débrouillardise, initiative et capacité à faire des recherches ou des suivis auprès de fournisseurs.
• Polyvalence et aisance à alterner entre le travail de bureau et le soutien sur le plancher.
• Attitude collaborative, respectueuse et orientée vers le service.
• Fiabilité, constance et capacité à mener les suivis jusqu’à leur conclusion.
• Disposition à apprendre et à élargir progressivement son champ de responsabilités.