Adjointe administrative Construction

- Effectuer toute la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction ou de la soumission;
- Effectuer la rédaction de certains bons de commande et en assurer les suivis;
- Produire et fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage d’un projet aux différents départements concernés ;
- Préparer et transmettre tous documents légaux (adjudication de contrat, quittances, dénonciation, CNESST) aux intervenants concernés ;
- Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis ;
- Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et en faire la coordination et les diffuser aux intervenants pertinents ;
- Produire les procès-verbaux des réunions de production et mise à jour de celui-ci quotidiennement/ hebdomadairement;
- Production des échéanciers projet lorsque requis sur MSProject
- Avoir la responsabilité de distribuer et d’archiver les plans et devis (addenda)
- Compiler et mettre à jour les informations dans les tableaux : dessins d’atelier, coût de contrat, informations des intervenants, directives, modifications, avis de changement
- Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement du projet (courriels, télécopies, lettres ou bordereaux de transmission).12 Distribuer les directives aux intervenants concernés
- Être responsable de la préparation de manuels de fin de projets conformes et dans un délai acceptable (acceptations provisoires et finale, garantie, listes des déficiences, manuel d’opération, etc.) ;
- Effectuer le classement et l’archivage électronique et physique en fonction de l’arborescence établie;
- Mise à jour des dépenses détaillées des projets en cours et terminés – Excel;
- Création ou améliorations des outils de suivis, de cueillettes de données pour permettre une meilleure gestion de projets;
- Facturation des dossiers manufacturiers simples
- Mise à jour des bilans des projets.
- Exécuter toutes autres tâches demandées par la Directrice des opérations.
- Dynamisme
- Enthousiasme
- Assiduité au travail
- Minutie
- Polyvalence
- Sens de l’organisation et priorisations
- Esprit d’équipe et collaboratif
- Excellente gestion du stress