Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e)

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BMO Marchés des capitaux est un acteur de premier plan sur la scène des services financiers complets. Nous offrons des services de banque d’affaires et d’entreprise, de gestion de trésorerie, ainsi que des services de recherche et de services-conseils à des clients du monde entier. #bmocapitalmarkets

L’adjoint de direction offre un soutien stratégique, opérationnel et administratif à un ou plusieurs hauts dirigeants des Marchés des capitaux et à leurs équipes de direction. Agissant à titre de partenaire de confiance en tant que partenaire de confiance, le titulaire de ce poste favorise l’efficacité des dirigeants grâce à la planification proactive, à la coordination opérationnelle, à la gestion des parties prenantes et à l’exécution des priorités d’affaires clés.

Le poste exige un jugement ferme, une grande discrétion, une excellence organisationnelle et la capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement complexe et où les activités se déroulent rapidement. L’adjoint de direction joue un rôle essentiel dans le soutien des opérations, favorise l’efficience, coordonne les initiatives stratégiques et favorise la collaboration entre les équipes.

Principales responsabilités

Soutien des dirigeants et gestion des activités

• Agir à titre de partenaire de confiance pour les principaux leaders en offrant un soutien administratif, opérationnel et stratégique proactif.
• Gérer les calendriers très complexes, prioriser les demandes concurrentes et assurer l’harmonisation avec les objectifs de l’organisation.
• Coordonner et soutenir les rencontres de dirigeants, les forums de direction et les séances de planification stratégique.
• Anticiper les besoins des dirigeants et repérer les occasions d’améliorer l’efficience et l’efficacité.

Soutien stratégique et opérationnel

• Soutenir la mise en œuvre des priorités d’affaires, des initiatives stratégiques et des objectifs des services.
• Analyser les renseignements et préparer des rapports, des tableaux de bord, des présentations et des séances d’information pour les dirigeants.
• Tenir à jour les systèmes de suivi des priorités, des projets, des mesures à prendre et des principaux livrables.
• Surveiller et transmettre les problèmes, les risques et les échéances, au besoin.

Communications et gestion des parties prenantes

• Préparer des communications professionnelles, des présentations, de la correspondance et du matériel de gestion.
• Établir des relations de travail efficaces avec les dirigeants, les partenaires, les clients et les fournisseurs externes.
• Facilite la circulation de l’information entre les équipes et assure la communication en temps opportun des principales mises à jour.

Gestion d’événements et de réunions

• Coordonner la planification et la tenue des réunions internes, des rencontres extérieures de la direction, des rencontres de discussion, des événements avec les clients et des activités de mobilisation des employés.
• Gérer la logistique, y compris le choix du lieu, le matériel de réunion, le traiteur, les exigences en matière de technologie et la coordination des participants.

Gestion financière et administrative

• Gérer les budgets, les factures, la déclaration des dépenses, les remboursements et les activités d’approvisionnement conformément aux politiques de l’organisation.
• S’assurer que toutes les activités administratives sont conformes aux exigences établies en matière de gouvernance et de contrôle.

Voyages et logistique

• Coordonner les arrangements complexes de voyage au pays et à l’étranger.
• Préparer des itinéraires détaillés et des plans d’urgence pour assurer un voyage sans heurts des dirigeants.

Amélioration des processus et gouvernance

• Repérer les occasions de simplifier, de standardiser et d’améliorer les processus administratifs.
• Contribuer aux initiatives d’excellence opérationnelle et à la mise en œuvre des meilleures pratiques.
• Assurer le respect des exigences en matière de gouvernance, de gestion des risques, de conformité et de réglementation.

Leadership et contributions à la collectivité

• Encadrer et conseiller ses pairs professionnels en administration.
• Partage les meilleures pratiques et contribue au développement de la communauté administrative élargie.
• Soutenir les initiatives en matière de diversité, d’inclusion, de mobilisation des employés et de perfectionnement professionnel.

Optimisation du numérique et intelligence artificielle

• Tirer parti de Microsoft Copilot, d’outils d’automatisation et de solutions de productivité numérique pour améliorer l’efficacité des dirigeants et de l’équipe.
• Repère les occasions de simplifier les flux de travail grâce à l’optimisation de la technologie et des processus.

Compétences de base

Partenariat avec les dirigeants

• Anticiper les besoins et agir de manière proactive
• Faire preuve de bon jugement et de discrétion
• Établir des relations de confiance avec les cadres dirigeants

Souplesse stratégique

• Comprend les priorités et les objectifs d’affaires
• Établit un lien entre les activités quotidiennes et les résultats d’affaires plus généraux
• Soutenir la planification et l’exécution stratégiques

Excellence opérationnelle

• Gérer plusieurs priorités avec précision
• Maintient de solides pratiques en matière de gestion organisationnelle et de projets
• Livrer un travail de grande qualité malgré des délais serrés

Communication et influence

• Produire des communications soignées à l’intention des dirigeants
• Communique efficacement avec diverses parties prenantes
• Influencent les résultats grâce à la collaboration et à la crédibilité

Amélioration continue

• Repère les occasions d’amélioration des processus
• Tirer parti efficacement des outils numériques et de la technologie
• Adopter des solutions novatrices pour améliorer l’efficience

Qualifications

• Généralement 5+ années d’expérience progressive en administration de haute direction, en soutien des activités, aux opérations ou dans un poste de soutien professionnel connexe.
• La maîtrise du français et de l’anglais est requise pour collaborer efficacement avec vos collègues à l’échelle du Canada et soutenir les opérations dans les deux langues.
• Les études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe sont privilégiées.
• Maîtrise avancée des applications Microsoft 365 et des plateformes de collaboration.
• Solides aptitudes analytiques, organisationnelles, en résolution de problèmes et en coordination de projets.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Capacité manifeste à préserver la confidentialité et à faire preuve de pouvoir discrétionnaire.

L’échelle salariale pour ce poste varie de 75 000 $ à 85 000 $ CA (sous réserve des compétences, de l’expérience, de la scolarité et des exigences de qualification précises).

Vous parlez couramment le français et l’anglais, car ce rôle offre un soutien aux clients et aux membres de l’équipe à l’intérieur et/ou à l’extérieur de la province de Québec.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

À propos de nous

À BMO, nous sommes animés par une raison d’être commune : Avoir le cran de faire une différence dans la vie, comme en affaires. Cette raison d’être nous invite à entraîner des changements positifs et durables pour nos clients, nos collectivités et nos gens. En travaillant ensemble, en innovant et en repoussant les limites, nous transformons des vies et des entreprises et favorisons la croissance économique partout dans le monde.

En tant que membre de l'équipe de BMO, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

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