Adjoint(e) administratif(ve)

Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif aux équipes du service à la clientèle et de la production. Elle coordonne le traitement administratif des commandes, de leur saisie jusqu’à leur mise en production et à leur expédition. Elle contribue également au service à la clientèle, au suivi logistique et à la circulation efficace de l’information entre l’administration, l’usine, les clients et les transporteurs.

Il, elle aura comme tâches:

• Saisir et suivre les bons de commande des clients;
• Commander les fournitures de bureau et tenir les inventaires à jour;
• Servir de point de contact entre l’usine, l’administration, le service à la clientèle et les autres intervenants concernés;
• Coordonner l’expédition des produits finis, préparer les documents requis et effectuer, au besoin, les démarches douanières de base;
• Classer, archiver et mettre à jour les commandes clients;
• Répondre aux appels téléphoniques de la réception et aux courriels, puis transmettre les messages aux bonnes personnes;
• Accueillir les visiteurs et en tenir un registre;
• Générer les bons de livraison, les étiquettes d'expédition et les documents de transport (connaissements/BOL) directement dans le système ERP;
• Communiquer avec les compagnies de transport pour planifier les ramassages et suivre le statut des livraisons;
• Préparer les documents nécessaires pour les expéditions internationales (factures commerciales, certificats d'origine), si applicable;
• Créer et suivre les autorisations de retour de marchandise dans l'ERP, et coordonner la réception avec les équipes attitrées;
• Traiter les notes de crédit pour les clients suite à des erreurs de livraison, des marchandises endommagées ou des retours approuvés;
• Soutenir, au besoin, l’équipe du service à la clientèle en répondant aux appels et aux courriels concernant l’état des commandes, les délais de fabrication et les suivis de livraison;
• Numériser, au besoin, les documents physiques — notamment les bons de commande signés, les preuves de livraison et les documents douaniers — et les verser aux dossiers correspondants dans l’ERP;
• Ouvrir, acheminer et distribuer le courrier, les courriels et les autres documents reçus;
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement des activités administratives, du service à la clientèle, de la production et de l’expédition.

• Être une personne organisée et responsable;
• Faire preuve de professionnalisme et de sérieux;
• Savoir gérer les priorités et la pression;
• Avoir d’excellentes aptitudes de communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir une très bonne connaissance de la suite MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, ERP).
• Avoir de bonnes aptitudes pour le travail en équipe;
• Sens de l’initiative, minutie et souci du détail;