Adjoint(e) administratif(ve) – soutien aux opérations

Être le pilier administratif et polyvalent du département commercial, pour que la direction, le service des achats et les succursales se consacrent à l’essentiel : les clients, la vente et la saine gestion des stocks.

Tu es :

• Polyvalent, tu jongles aisément avec le multitâche et passes d’un dossier à l’autre sans perdre le fil
• Rigoureux, et organisé, tu sais établir tes priorités
• Proactif et débrouillard, tu prends les choses en main sans attendre qu’on te le demande ;
• Courtois et diplomate, au téléphone comme avec les collègues, tu gardes le sourire et le bon ton, même sous pression
• Fiable, l’équipe sait qu’elle peut compter sur toi pour assurer le suivi jusqu’au bout

• Répondre à la ligne du service commercial et acheminer les appels (représentants, achats, atelier, service routier)
• Prendre les messages et faire le suivi jusqu’au retour d’appel
• Répondre aux demandes simples (statut de commande, copie de facture, disponibilité)
• Filtrer les sollicitations et gérer l’agenda du directeur commercial

• Recevoir et valider les bons de travail et autorisations (numéro de PO, approbations)
• Vérifier que les prix facturés respectent la matrice de prix de chaque compte national
• Saisir et traiter les transactions dans Costar
• Transmettre la facturation aux programmes nationaux dans les délais
• Suivre les refus, réclamations et écarts de paiement jusqu’au règlement
• Tenir à jour la liste des comptes nationaux, des contacts et des exigences particulières

• Effectuer la facturation des pneus rechapés
• Soutenir la facturation des succursales : vérifier que les bons de travail sont complets (heures, codes de main-d’œuvre, pièces)
• Corriger les erreurs et émettre les notes de crédit autorisées
• Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des comptes à recevoir
• Produire un suivi hebdomadaire des factures en attente

• Gérer le volet administratif des garanties (pneus commerciaux et Nokian auto)
• Classer la documentation des commandes et des contrats d’approvisionnement
• Suivre les factures fournisseurs et signaler les écarts à notre responsable des achats
• Préparer les données pour les rapports d’achats et de stocks

• Mettre à jour Costar (clients, produits, fournisseurs)
• Classer et archiver les contrats, soumissions et dossiers clients
• Préparer des documents et rapports pour le directeur commercial

• Salaire à partir de 25$/h, selon l'expérience
• Assurances collectives complètes, avec contribution de l'employeur à 50%
• Vacances
• Régime d'épargne retraite avec contribution de l'employeur
• Rabais employé

• Expérience en facturation ou en comptabilité de base
• Maîtrise d’Excel et d’Outlook
• Connaissance de Costar un atout
• Français parlé et écrit; anglais fonctionnel un atout (comptes nationaux)