Adjoint(e) administratif(ve) aux projets

Le rôle consiste à soutenir le département de charge de projet dans l’ensemble des activités administratives, tout en assurant la coordination avec les intervenants internes et externes.

Sa collaboration, son sens de l’organisation et son souci du détail contribuent directement à la fluidité des projets et à la qualité de la documentation.

Principales tâches :

• Ouvre, organise et maintient à jour les dossiers de projets (papier et numériques)
• Rédige, classe et transmet la correspondance et la documentation officielle (lettres, dénonciations, programmes de prévention, listes d’intervenants, etc.)
• Assure la circulation et le suivi des informations entre les contremaîtres, l’équipe de projet et la direction
• Assure le suivi, la gestion et le dépôt des dessins d’atelier (F-11)
• Effectue les entrées de données dans les divers outils de gestion (réunion de démarrage/SPGN)
• Gère la documentation des manuels de fin de projet
• Assure le soutien clérical du département et de la direction
• Collabore étroitement avec les chargés de projet et assistants chargés de projet dans la coordination et le suivi des activités
• Prépare et convoque les rencontres de démarrage et de suivi
• Rédige les demandes de changements et assure la transmission des informations nécessaires aux intervenants
• Transmet les mises à jour, le classement et le dépôt des plans, devis, dessins d’atelier, fiches techniques, courriels et autres documents liés aux projets.