Adjoint administratif

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) À LA DIRECTION

UN RÔLE CLÉ AU CŒUR DE NOS ACTIVITÉS!

Tu es une personne organisée, rigoureuse, discrète et autonome? Tu possèdes un excellent sens des priorités et tu aimes être au cœur de l’action?

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à la direction pour assurer un soutien à la direction et contribuer activement au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.

Dans ce rôle, tu seras appelé(e) à gérer des dossiers variés et confidentiels, tout en assurant une coordination efficace avec les différents services de l’entreprise et les partenaires externes.

NOUS OFFRONS

• Un horaire flexible de 36,5 heures par semaine;
• Un horaire d’été avec congé le vendredi après-midi;
• Du télétravail 2 jours par semaine;
• Une assurance collective et un régime de retraite avec participation de l’employeur;
• Le stationnement et le café gratuits;
• La télémédecine pour toi et ta famille après 3 mois;
• Un poste permanent;
• Des possibilités de développement professionnel;
• Un rôle central et stimulant;
• Une proximité avec la direction et une grande autonomie;
• Des responsabilités variées qui te permettent d’avoir une vision globale de l’entreprise;
• Un environnement où ton organisation et ton jugement font une réelle différence;
• Une équipe collaborative et professionnelle.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assurer un soutien administratif quotidien à la direction et au président;
• Coordonner les déplacements professionnels, au besoin (réservations de vols, hébergement, transport, location de véhicules et autres arrangements liés aux déplacements);
• Gérer l’agenda, les communications, les courriels et les suivis prioritaires;
• Préparer différents documents, rapports, présentations, correspondances et dossiers;
• Organiser des réunions, préparer les documents requis et assurer les suivis;
• Préparer et assurer le suivi des contrats, des résolutions, des documents officiels et autres documents corporatifs;
• Effectuer les suivis auprès de différents organismes gouvernementaux;
• Assurer la liaison entre la direction, les différents départements, les fournisseurs et les partenaires externes;
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs;
• Effectuer différents achats et réservations;
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage;
• Effectuer certains suivis administratifs liés aux assurances collectives et aux régimes de retraite;
• Assurer l’organisation et la coordination des activités corporatives et sociales, notamment les activités du club social, la soirée de Noël, les anniversaires et autres événements internes, en veillant à leur planification, leur logistique et leur bon déroulement.

Tu es la personne que nous recherchons si tu :

• Détiens un DEP en administration, en gestion de commerce ou dans un domaine connexe;
• Possèdes 5 années ou plus d’expérience pertinente dans un rôle administratif ou auprès d’une direction;
• Maîtrises la suite Microsoft Office, particulièrement Word, Excel et Outlook;
• Possèdes une excellente capacité de rédaction en français;
• Possèdes un anglais fonctionnel à avancé, à l’oral et à l’écrit;
• Es à l’aise avec la gestion de dossiers confidentiels;
• Possèdes un excellent sens de l’organisation et de la planification;
• Fais preuve de jugement, de discrétion et de professionnalisme;
• Es autonome, débrouillard(e) et capable de gérer plusieurs priorités simultanément;
• Possèdes d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.

Tu es reconnu(e) pour ta rigueur, ton sens de l’organisation et ta capacité à garder le contrôle sur plusieurs dossiers à la fois? Tu sais travailler avec discrétion et professionnalisme et tu apprécies un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement?

Nous avons hâte de te rencontrer!