Réceptionniste

Opportunité

Tu es à l’aise avec les outils informatiques et les tâches administratives ? Accueillant(e), organisé(e) et orienté(e) vers le service à la clientèle, tu aimes offrir une expérience positive et efficace à chaque visiteur ou appelant ?

Si cela te ressemble, nous avons besoin de tes talents ! Postule au poste de réceptionniste et joins-toi à notre équipe pour faire partie d’un employeur pas comme les autres !

Ton profil

• Diplôme d’études secondaires ;

• Attitude amicale et professionnelle, jumelée à d’excellentes aptitudes en communication et à un sens du service développé ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Minutie et rigueur, combinées à de fortes habiletés organisationnelles et de gestion du temps ;

• Débrouillardise, capacité à travailler de façon autonome et bon jugement ;

• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)

Autres compétences requises (atout):

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité

• Bilinguisme (français/anglais)

Principales tâches et responsabilités :

Tâches administratives journalières :

• Accueillir les visiteurs et les clients, répondre aux appels téléphoniques et les acheminer vers la personne concernée (via Teams ou directement au poste de l’employé) ;

• Consigner les informations des appels dans les fichiers Excel ;

• Créer les billets de service (tickets) pour les demandes de support provenant des appels ;

• Recevoir et distribuer les colis et le courrier ;

• Effectuer les encaissements selon les relevés de dépôt.

Tâches administratives hebdomadaires :

• Produire les rapports des comptes en souffrance et reporter les données dans le fichier des comptes recevables;

• Préparer la facturation hebdomadaire;

• Assurer les suivis de recouvrement par courriel ou, au besoin, par téléphone, et consigner les actions dans le fichier de suivi ;

• Effectuer la saisie des factures fournisseur ;

• Générer les rapports hebdomadaires des feuilles de temps ;

• Gérer et concilier la petite caisse.

Tâches administratives mensuelles :

• Créer le ficher et faire les entrées des suivis des dépenses reliées aux cartes de crédit ;

• Effectuer la saisie des heures de formation ;

• Produire le rapport mensuel des feuilles de temps ;

• Préparer la facturation mensuelle.

Autres tâches :

• Préparer et afficher les messages de bienvenue pour les partenaires et les nouveaux employés ;

• Aménager le poste de travail des nouveaux employés lors de leur arrivée ;

• Procéder aux achats de matériel requis pour le service technique ;

• Assurer l’approvisionnement et effectuer l’inventaire des fournitures de bureau ;

• Effectuer les réservations de salles pour les employés ;

• Effectuer les réservations d’hôtel lors des visites chez les partenaires ;

• Contacter le service de maintenance de l’immeuble en cas de bris;

• Toute autre tâche connexe.