Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Projets techniques

Un rôle clé au cœur de l’action!

Chez Beaucinox, nous recherchons une personne organisée, débrouillarde et proactive pour soutenir notre équipe d’ingénierie et nos chargés de projet.

Ce poste est bien plus qu’un rôle administratif : vous serez au centre des opérations, impliqué(e) dans la coordination, la logistique, les projets et les communications.

Votre mission : faciliter le travail des chargés de projet en prenant en charge un maximum de tâches administratives et opérationnelles.

Vos responsabilités

Support aux projets

• Assister les chargés de projet dans la gestion administrative quotidienne
• Effectuer le suivi des bons de commande (PO) clients
• Préparer et envoyer les factures clients
• Générer les bons de livraison
• Maintenir à jour les dossiers de projets (ex : Prextra)

Coordination & logistique

• Organiser les déplacements pour les installations (hôtels, avions, Airbnb)
• Planifier les transports de matériel et équipements
• Préparer les documents de transport et de douane
• Participer à la gestion du calendrier d’installation

Soumissions & développement des affaires

• Aider à la préparation des soumissions
• Effectuer le suivi et la relance des soumissions auprès des clients
• Participer à certaines activités de développement des affaires
• Effectuer des appels de prospection (prospection téléphonique)

Support organisationnel

• Aider à la gestion et au tri des courriels du propriétaire
• Rediriger les demandes vers les bonnes ressources internes
• Répondre et diriger les appels entrants
• Soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives

Ce qu’on vous offre

• Un rôle clé et valorisant dans l’entreprise
• Un environnement dynamique, concret et stimulant
• Une grande variété de tâches (aucune journée pareille)
• Une équipe accessible et collaborative
• L’opportunité d’apprendre et de comprendre le monde des projets techniques

Travailler chez Beaucinox c'est :

• Une équipe dynamique;
• Une entreprise tournée vers des valeurs humaines;
• Le travail d’équipe comme style de gestion;
• Des horaires très flexibles qui vous permettrons de répondre à vos besoins de conciliation travail-vie personnelle;
• Du travail à l'année;
• Une usine neuve (2019), entièrement climatisée en été et avec un plancher chauffant en hiver;
• Du café et breuvages offerts en tout temps dans la cafétéria;
• Un programme de bonification en fonction des rendements de l’entreprise;
• Un régime d’assurance collective complet et novateur (axé sur votre bien-être)
• Régime d'épargne retraite avec contribution de l'employeur;
• Activités sociales;
• À 20 minutes des ponts de Québec;

Détenir une formation en administration, bureautique, coordination de projets ou domaine connexe; combinaison formation/expérience considérée.

Connaissances et compétences requises :

• Autonomie, débrouillardise et sens des priorités.
• Excellente organisation, rigueur administrative et souci du détail (documents, dates, confirmations, suivis).
• Communication claire et professionnelle (téléphone, courriel) et orientation service.
• Aisance à relancer et à faire des suivis avec les client(e)s et à l’interne.
• Capacité à travailler dans un contexte de projets et d’échéanciers variables; gestion du stress lors des périodes de pointe.
• Discrétion et jugement (courriels du président/propriétaire, informations clients, priorisation).
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word); aisance avec les outils informatiques internes (ex. Prextra) et apprentissage rapide.
• Connaissance de base en expédition/transport/douanes (atout) ou volonté d’apprendre.
• Bilinguisme français/anglais (atout, selon la clientèle et les transporteurs).

Comportements attendus :

• Attitude positive et professionnelle; accueil courtois (incluant un sourire et une approche chaleureuse avec les client(e)s et partenaires).
• Proactivité : identifier ce qui manque (PO, documents, confirmations) et agir avant que cela devienne urgent.
• Esprit d’équipe et collaboration avec l’ingénierie, la coordination, les achats et l’atelier.
• Sens de l’initiative et volonté d’améliorer les façons de faire (outils, gabarits, checklists).
• Fiabilité : respect des engagements, suivi constant, et communication rapide en cas d’imprévu.