agente administrative -réceptionniste

• Accueil et Réception
  • Accueillir, diriger et informer les visiteurs ou les usagers avec courtoisie.
  • Gérer les appels téléphoniques, prendre les messages et répondre aux courriels généraux.
  • Gérer les rendez-vous, confirmer les présences et enregistrer les arrivées.
• Soutien Administratif
  • Effectuer la saisie de données, le classement de dossiers et la rédaction de documents simples.
  • Traiter le courrier entrant et sortant.
  • Soutenir les professionnels ou gestionnaires dans diverses tâches de bureau

. Compétences techniques et bureautiques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office : Une excellente connaissance de Word (rédaction), Excel (tableaux et listes) et Outlook (gestion des courriels et calendriers) est indispensable.
• Vitesse de frappe et précision : Être capable de saisir des données rapidement sans faire de fautes.
• Gestion des systèmes téléphoniques : Savoir utiliser un standard téléphonique (transferts, mises en attente, messages).
• Rédaction de base : Savoir rédiger des courriels ou des notes professionnelles avec une orthographe impeccable.

2. Compétences linguistiques

• Français : Une maîtrise parfaite à l'oral et à l'écrit.
• Anglais : Souvent exigé pour accueillir les clients anglophones ou répondre à des appels internationaux, selon le milieu de travail.

3. Qualités relationnelles (Soft Skills)

• Excellent service à la clientèle : Avoir une approche chaleureuse, polie et diplomate en tout temps.
• Sens de l'organisation : Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois (ex: répondre au téléphone tout en classant des dossiers).
• Discrétion et confidentialité : Vous aurez accès à des informations sensibles (dossiers clients, factures, etc.) qui doivent rester privées.
• Gestion du stress : Rester calme lors des périodes de fort achalandage ou face à des clients mécontents.