Adjoint.e administratif.ive

Administration et comptabilité
• Recevoir et traiter les feuilles de temps et les comptes de dépenses, assurer
le suivi des banques de temps et des congés ;
• Traiter la paie (calculs, ajustements, émission) et faire valider par la direction
• Produire les relevés d’emploi et mettre à jour les dossiers administratifs ;
• Effectuer le traitement et le paiement des fournisseurs ;
• Préparer les rapports financiers mensuels et annuels (états de résultats,
bilans, etc.) ;
• Collaborer à la fin d’année financière et aux vérifications comptables.

Gestion des demandes informatiques et matérielles
• Effectuer les achats de fournitures et de matériel informatique ;
• Coordonner les réparations et l’entretien avec les fournisseurs ;

Secrétariat et soutien logistique
• Assurer la réception de façon ponctuelle à chaque semaine ;
• Maintenir un système de classement efficace et tenir certaines statistiques ;
• Préparer la logistique des réunions (CA, comités, réunions et assemblée
générale) ;
• Participer à la rédaction du rapport annuel ;
• Préparer les présentations PowerPoint (ou autre logiciels) servant à faire la
promotion du CAVAC de la Mauricie ;
• Préparer ou faire préparer le matériel servant à faire la promotion de
l’organisme. (ex: dépliants, affiches, guides, matériel promotionnel, etc)

Gestion des accès, des achats
• Participer à la gestion des accès aux locaux (clés, vignettes) ;
• Procéder aux achats courants (papeterie, articles de bureaux) ;

Réception (besoin ponctuel)
• Accueillir la clientèle et les visiteurs au siège social, lorsque dédié à la
réception ;
• Prendre les messages de la boîte vocale et acheminer les appels ou
messages aux bonnes personnes ;
• Compléter les tableaux et les statistiques liés à l’accueil et à l’évaluation.
EXIGENCES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• DEC en bureautique, administration ou discipline équivalente ;
• 5 ans d’expérience en traitement de la paie et en tenue de livres ;
• Maîtrise de la suite Office, autonomie dans l’utilisation d’un système
comptable, maîtrise d’un logiciel de paie ;
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, débrouillardise, facilité de
communication et respect de la confidentialité ;
• Excellent français écrit et parlé, bilinguisme ou toute autre langue maitrisée,
un atout.
• Aisance avec la clientèle lorsque assigné à la réception et autre dossier
clientèle.